LA FUNCION EJECUTIVA DE LA SECRETARIA

LA FUNCION EJECUTIVA DE LA SECRETARIA

 

El rol de la secretaria profesional

 

El papel de la Secretaria en la empresa

           

Existen muchas clasificaciones del rol de la secretaria, tanto por el status del puesto , como por la diversidad de funciones y la especialización que adquieren en muchos campos fuera del contexto secretarial. Así por ejemplo encontramos secretaria que realizan funciones técnicas en distintas áreas de trabajo como la contabilidad, finanzas, cómputo, recursos humanos, ventas. La ocupación de la secretaria ahora más que nunca, esta tomado características propias de una profesión consolidada, misión que ya está siendo tomada en cuenta en muchas organizaciones.

 

Entorno empresarial y medio ambiente

1. El sistema mismo de empresa:  esta determinado por el tamaño de la empresa, su estructura, medio ambiente, su actividad, producto y sus relaciones con clientes y usuarios.
2. El criterio de la supervisión inmediata: es el grado de confianza adquirido por la jefatura superior.
3. Las habilidades de la secretaria: se basa en dos conceptos.

a. Aptitud de la secretaria: conocimientos  adquiridos, desempeño y actualización en el área secretarial y otras afines

b. Actitud de la secretaria: comportamientos demostrados en el trabajo y en su formación de imagen personal ante compañeros, jefaturas y clientes o usuarios de la empresa.

 

            La secretaria que desee tener éxito en su trabajo, tendrá en definitiva que ejercer un amplio dominio del entorno empresarial y su medio ambiente.

 

Las funciones y recursos de la administración

1. Planear: establecer un plan de ideas y alternativas futuras
2. Organizar: ordenar las tareas, el tiempo y los recursos necesarios
3. Dirigir:  ejecutar las acciones en función de los objetivos
4. Coordinar: integrar y coordinar el equipo humano y logístico
5. Controlar: verificar que las acciones se realicen conforme a lo planeado.

 

Recursos de la administración

1. Recursos humanos: Es el personal que trabaja en la empresa y que constituye quizás el activo más valioso de la organización
2. Recursos materiales: están constituidos por el equipo, las herramientas, los materiales y los otros dispositivos necesarios para llevar a cabo una función determinada
3. Recursos económicos: se determinan mediante el capital de trabajo y la disposición económica para hacer frente a las necesidades de una empresa.

 

Podemos decir entonces, que la administración es:

Un proceso sistemático, mediante el cual las personas que conforman la empresa utilizan recursos humanos, materiales y financieros para el logro de los objetivos comunes.

 

 

 

El liderazgo femenino en el nuevo milenio

            Las mujeres están iniciando nuevos negocios más rápidamente que los hombres. En países como Canadá, Francia e Inglaterra la tercera parte de todos los negocios pequeños son propiedad de mujeres. Como trabajadores, profesionales y empresarias, las mujeres dominan la sociedad de la información.

Directrices de la secretaria hacia el nuevo milenio

            Adicionalmente a sus conocimientos la secretaria debe desarrollar una personalidad segura de sí misma

 

Organización del tiempo y prioridades de trabajo

            La organización del trabajo por objetivos se basa fundamentalmente en el establecimiento de prioridades, generalmente clasificamos tres áreas de prioridades en relación al tiempo, las que clasificamos de A,B,o C.

1. De acción inmediata: trámite el mismo día
2. De ejecución secundaria: trámite de ocho a quince días plazo
3. De postergación: trámite a un mes o indefinido

 

Los objetivos del trabajo están a su vez determinado por:

1. Objetivos de la empresa
2. Objetivos departamentales
3. Objetivos personales

 

Organizar el trabajo por objetivos  es entonces definir y realizar las actividades más importantes para el logro de resultados precisos, en un tiempo prudencial y bajo un costo razonable

 

Caso práctico

            Su jefe no asistirá al trabajo el día de hoy. Usted debe atender las tareas de la oficina, dando prioridad a las que considere más importante. Señale además a que clase de objetivos corresponde cada actividad.

 

Actividad	Nº Prioridad	Objetivos
		E	D	P
1. Envío de correspondencia día anterior
2. Invitar participantes a reunión mañana a las 8:00 am
3. Poner telex a México solicitando revista de publicidad
4. Ordenar escritorio del jefe de departamento
5. Llamar a cliente importante para pedir disculpas por un problema
6. Leer el periódico para ver noticias de proveedores
7. Publicar cartel de actividad social para semana siguiente
8. Reportar al INS accidente ocurrido el mismo día
9. Verificar que se lleve refrigerio a reunión de las 2:00 pm
10. Llamar a la casa para saber como siguió un familiar con fuerte resfrío
11. Entregar a la Gerencia la información que le dejó el jefe el día anterior
12. Sacar 20 fotocopias de un artículo que podría ser de interés para los jefes
13. Hacer dos cheques que deben ser entregados en una semana
14. Solicitar ayuda a una secretaria asistente
15. Archivar la correspondencia del adía anterior
16. Hacer un recorrido por la fabrica para saludar a los empleados de plantea
17. Hacer llamada al Sr. Chacón amigo personal del jefe, solicitando cita
18. Mecanografiar carta de sanción disciplinaria por llegadas tardías
19. Indagar lo sucedido con su petición de aumento de sueldo
20. Acompañar a tomar café a otra secretaria.

 

CRITERIOS DE PRIORIDAD

1______________2__________________3________________4_______________5_______

 

CASO PRACTICO Nº2

 

Administración del tiempo en la oficina

 

a. El saltón: Le gusta tener muchos asuntos entre manos y trabajar en varias tareas a la vez, saltando de una cosa a otra.

Consejos

1. elimine el mayor número de distracciones ( cierre la puerta, descuelgue el teléfono durante un tiempo)
2. Estructure la jornada de trabajo, escogiendo unas pocas tareas de prioridad
3. Concentre sus esfuerzos en las cosas más importantes

 

b. El ultraperfeccionista: Cree que todo lo puede hacer pero se complica tratando de hacerlo todo tan bien que no puede terminar a tiempo los proyectos. Las expectativas de sí mismo son altas y poco realistas, cree que puede hacerlo todo él solo.

Consejos

1. vea la básico de las cosas y compare lo que cree que puede hacer con la realidad de la situación
2. identifique actividades de alto nivel que justifique usar nuestras altas normas
3. Delegue funciones cuando sea necesario
4. Conceda menos tiempo a las actividades de alta prioridad.

 

c. Alérgico a los detalles: prefiere formular planes que llevarlos a la práctica, gozan realizando proyectos difíciles y dedicándose a muchas actividades a la vez

Consejos

1. Establecer rutinas sencillas y básicas para seguirlas
2. Anotar las ideas para no olvidarlas
3. Prender recordatorios en lugares visibles.

 

d. Indeciso: todo lo deja al azar porque no es capaz de tomar decisiones y le preocupa que pueda equivocarse, se preocupa más por las decisiones pequeñas y se paralizan con las decisiones grandes e importante.

Consejos

1. Aprender a valuar necesidades y deseos
2. Las elecciones que se realicen nunca son equivocadas

 

e. El decidioso:  todo lo deja para última hora, necesita presión para terminar una tarea, espera hasta la última hora para realizar un proyecto o tarea importante.

Consejos

1. Determinar en cuanto tiempo necesita hacer las cosas y mida el tiempo de los trabajos
2. Programe el tiempo para empezar y fije mini metas
3. Aplique el adagio, hágalo hoy mismo y adelante las fechas de tope

 

Que necesita para la organización del tiempo

1. adaptar los principios básicos de la administración del tiempo y del espacio a sus necesidades y preferencias individuales
2. conocer su estilo personal

 

Ventajas de ser organizado

1. la persona encuentra lo que busca
2. economiza energía dinero y tiempo
3. va en la dirección que se quiere

 

Técnicas estandarizadas

1. revisar los papeles una sola vez
2. no usar pedacitos pequeños de papel anote todo en un libreta grande
3. mantener el escritorio despejado
4. termine una tarea antes de comenzar otra
5. evite distracciones.

 

Toma de decisiones y solución de problemas

            En la actividad de la secretaria, el tomar decisiones oportunas es un función muy importante, la secretaria debe conocer que tipo de decisiones puede tomar y cómo hacerlo, para ello debe mantener una comunicación constante con su jefatura

 

Definir el problema

            Debemos indagar el verdadero problema, o causa central del problema y de otros problemas de derivados o consecuentes.

 

Antecedentes y hechos relevantes

            Es recoger toda la información necesaria

 

Definir posibles alternativas

            Una vez definido el problema y tener conocimiento de sus causas, estamos en la posibilidad de estimar posibles soluciones.

 

Tomar la decisión

            Es escoger la mejor de varias alternativas, para ello tenemos que confrontar la acción a tomar contra variables como la producción.

 

Evaluar los resultados

            Para terminar debemos evaluar a posterior los resultados obtenidos con la decisión tomada a efecto de recoger experiencias válidas para situaciones futuras.

 

CASO PRACTICO Nº2

            Como Director de Personal de su empresa, usted estaba muy contento de haber podido emplear a Susana Marina como Secretaria Ejecutiva para Juan Valdés, Vicepresidente de la empresa. La Srta Marina había llegado a usted altamente recomendada por su anterior organización que había cesado de actuar. Ella estaba diplomada y con más de ocho años de experiencia como secretaria.

            Quedó consternado cuando, después de un mes de haber trabajado, Susana solicitó una entrevista con usted, su queja: El Sr. Valdés es una caballero de la vieja escuela, siempre es cortés conmigo pero hace algunas cosas que me molestan considerablemente, soy una mujer madura, no una joven, no me importa ser llamada por mi primer nombre siempre que todos los hombres y mujeres ejecutivos sean llamados de esa manera, pero el insiste en llamarme Susita, un diminutivo que hasta mi familia no utiliza. También repetidamente se refiere como su nena.

            Tengo treinta años y no soy una niñas aprendo rápidamente pero el insiste en explicar las cosas como si yo fuera una criatura, me agrada esta empresa y pienso que puedo contribuir mucho en el empleo como así lo hice  anteriormente, pero a no ser que el Sr. Valdés cambie su actitud y me trate como un adulto inteligente, tendré que renunciar.

¿Está usted de acuerdo que la Srta. Marina tiene gran potencial?

¿ Qué podría hacer para que el Sr. Valdés cambie de manera de tratarla?

            Por favor utilice las preguntas para resolver problemas en la siguiente página escriba sus respuestas a las siguientes preguntas.

1. ¿ Cuál es el problema?

 

 

 

 

2. ¿Cuáles son las causas del problema?

 

 

 

 

 

3. ¿Cuáles son las posibles soluciones al problema?

 

 

 

 

 

4. ¿Cuál es la mejor decisión?

 

 

 

 

 

5. ¿ Cómo se evaluarán los resultados obtenidos?

 

 

 

 

tomado de compendio de información Pro.Giurly Obando Salguero