Minutas y actas

            El libro de procedimiento parlamentario, define la minuta como el record de todas la acciones de una organización y como el acta del día. El ya fallecido Dr. Reece en su libro Mañuela de procedimiento parlamentario, indica que la minuta no es otra cosa que el registro taquigráfico del cual el secretario (a) extrae el acta de la reunión.

            Entendemos que la minuta es la toma  verbatim de las acciones y la discusión que ocurre durante una reunión. Este material viene a ser la fuente de donde el secretario extrae el acta de la reunión.

            El acta por sus partes viene a ser un resumen de las acciones tomadas y en la misma se incluyen aquellos acuerdos sobre los que el cuerpo constituido toma acción.

            Podemos establecer una diferencia entre actas y minuta. La minuta son los registro de los sucesos de una reunión que sirve de base para extraer la información que aparecerá en el acta. Por otro lado el acta es un resumen de esos sucesos.

            Cabe señalar que en inglés el término minuta ( minute) se utiliza para definir lo que en español se conoce como acta.

            Para efecto de este se utiliza el término minuta cuando nos referimos a las notas que toma el secretario de actas como el documento que se extrae de la minuta y que resume los acuerdos tomados en la reunión.

 

Sugerencias para toma de minuta en una reunión

a. Organización previa a la reunión: El asistente o el secretario de actas debe tener disponible durante la reunión lo siguiente:

1. La agenda

2. la hoja de asistencia

3. la hoja para mociones

4. el acta anterior

5. el libro de actas

6. Libros de consulta sobre procedimientos parlamentarios

7. informes que van a distribuir

Y copia de la constitución y reglamento de la organización.

 

b. Recomendaciones generales

1. Leer toda la información relacionada con el tema por discutir antes de comenzar la reunión

2. Tomar notas minuciosas que le permitan preparar un acta

3. Preparar una hoja de asistencia con los nombres de los miembros del organismo para facilitar el pase de lista

4. Preparar al inicio de la reunión un diagrama que señale el lugar donde se sentará cada participante

5. Separar una libreta para tomar minutas solamente

6. Preparar una hoja guía para la minuta que incluya los puntos para discusión de la agenda.

7. Numerar las   que se tomen en la reunión de acuerdo con la numeración asignada en la agenda a los diferentes asuntos.

Utilizar una computadora portátil en lugar de una libreta para tomar la minuta. Para beneficiarse de esta sugerencia el asistente administrativo o el secretario de actas debe tener destreza mecanográficas y conocimiento de la computadora que va ha usar.

8. Grabar la reunión para poder corroborar la minuta y así asegurarse de que toda la información de importancia se incluye en el acta. Sin embargo para grabar una reunión debe haber consentimiento previo de los participantes. Si un solo miembro del grupo se opone la reunión no debe gravarse.

9. Anotar las mociones hechas en las palabras exactas en que se presentan e incluir el nombre de la persona que la presenta.

10. Preparar una hoja que facilite tomar las mociones que se presentan en la reunión.

11. Anotar los nombres completo de las personas que se nominan y eligen para un cargo.

12. Reunir los informes que se presentan anotar el nombre de la persona comité o grupo que lo presenta y la acción que se toma al respecto

13. Anotar en palabras exactas las resoluciones presentadas e incluir el nombre de la persona que la presenta, el de la persona que secunda y la decisión a la que llega el grupo.

14. Marcar con un símbolo visible aquellos asuntos que requieran acción una vez terminada la reunión

15. Conocer las reglas parlamentarias para entender el desarrollo de la reunión y poder tomar mejor la minuta.