Descripción de
la oficina actual
En varios países el 26 de abril se
festeja El Día de la Secretaria. Un
El
secretario o secretaria debe especializarse en la administración de información
y de recursos empresariales para llegar a ser experto en la solución de
problemas y en la toma de decisiones y demostrar que no sólo posee una
excelente formación académica, sino ante todo una insuperable capacidad humana.
Oficina
automatizada.
Los secretarios y secretarias de
muchas empresas disponen hoy de múltiples recursos tecnológicos que buscan
facilitar sus tareas cotidianas y hacerlas más eficientes.
Espacio de
trabajo
Para determinar la ubicación y el
espacio requerido para cada oficina, debe tenerse en cuenta:
- El
organigrama general
- Métodos
modernos de trabajo
- Forma,
ubicación y dimensiones de los espacios
- Clase
de trabajo que ha de desempeñarse
- Categorías
del personal
- Relaciones
entre dependencias
- Flujo
de trabajo sistema de comunicación
- Cantidad
de personas que trabajarán en la dependencia
- Equipos
e implemento que se utilizarán
- Condiciones
ambientales necesarias
- Coordinación
y armonía entre muebles, máquinas, material de trabajo y personal.
- Necesidades
individuales de los empleados
- Posibilidades
de expansión
Ambientación
La
iluminación deficiente causa dolor de cabeza, fatiga, errores y cansancio que
se traducen en disminución de la producción. Una buena iluminación debe
satisfacer los siguientes requisitos:
- Intensidad
suficiente: para trabajos de oficina se recomienda una intensidad de 500
pux, esto equivale a dos lámparas fluorescentes de dos tubos de 40 vatios
cada una en un recinto de
- Evitar
el deslumbramiento: los escritorios y puestos de trabajo debe ser mates y
evitar el uso de vidrios en ellos ya que reflejan los rayos de las
lámparas
- Dirección
de
- Evitar
intermitencias: debe presentarse especial atención al buen funcionamiento
de todas las lámparas.
- Luz
blanca: es aconsejable el uso de esta clase de luz.
- Uniformidad
de la luz: la luz debe estar uniformemente repartida de tal manera que en
cualquier sitio del recinto la iluminación sea igual
Ventilación
La
temperatura ideal en un espacio de trabajo debe tener entre 18 y 23 grados
centígrados y estar relacionada con la humedad.
Cada empleado requiere unos 2,000 pies cúbicos56.97 m3 )
de aire fresco por hora para obtenerlo debe existir un flujo de aire continúo.
Color
Los
colores impactan sicológicamente al individuo, los oscuros producen depresión,
mientras que los brillantes estimulan el ánimo. Los colores se clasifican en
calidos y fríos.
- Fríos:
azul, violeta y verde. Sugieren invierno, agua, nieve y producen un efecto
calmante. Ideal para áreas de descanso
- Calidos:
rojo, amarillo y naranja. Insinúan el sol, calor, alegría y son ideales
para áreas de producción
En espacios grandes es necesario poner
diferentes colores a las paredes, en espacios pequeños es inconveniente.
Ruido
El
recinto donde los empleados estén expuestos a ruido intenso, interno y externo,
pueden presentarse problemas de fatiga, tensión y dificultad de concentración.
Para evitar ruidos interiores es preciso:
- Mantener
equipos e instalaciones en buen estados
- Amortiguar el ruido de las máquinas de
escribir e impresoras, empleando bases de fieltro o acetato. Pisos alfombrados
o entopetados.
- Colocar
las máquinas sobre soportes fijos evitará vibraciones
- Reducir
la intensidad del timbre del teléfono.
- Utilizar
paredes con revestimiento especial o aislamiento de ventanas e
instalaciones de aire acondicionado.
- Evitar
la ubicación de oficinas en zonas cercanas al área de producción.
Mantenimiento
- Las
instalaciones sanitarias deben funcionar perfectamente
- El
aseo general debe realizarse diariamente y en forma meticulosa
- El
aseo de muebles y equipos debe
hacerse con un paño húmedo.
- Los
equipos de seguridad, como extintores, alarmas, detectores de humo, calor
o fuego, mangueras, deben ubicarse en sitios estratégicos y estar
funcionando correctamente
- Es
indispensable revisar las fechas de expiración del contenido de extintores
Decoración
Si se
utilizan plantas naturales, es recomendable que un experto las siembre y
periódicamente les realice mantenimiento, para que cumplan con su objetivo de
embellecer los recintos.
Los
cuadros, pinturas y fotografías deben armonizar con el ambiente de la oficina
Para la
ubicación de organigrama, reglamento interno de trabajo y cartelera para
empleados, deben buscarse sitios que no sean transitados por personal ajeno a
la compañía.
Los
mapas, tableros de señalización y control deben instalarse a la entrada, cerca
de ascensores o escaleras de acceso, para que cumplan con su objetivo de ubicar
al visitante.
Puede instalarse música ambiental.
La oficina del
futuro
La
nuevas tecnologías afectarán no sólo la realización del trabajo del asistente,
sino también la visión del empleado como recurso humano en la empresa; éste siempre será vital y de él se espera
cada vez más especialización,
disposición y conocimientos. El asistente, por la rapidez de los avances
tecnológicos, tendrá que convertirse en autodidacta para el aprendizaje de
equipo, programas y procedimientos.
En este
avance vertiginoso de la tecnología, la clave del éxito del asistente
administrativo está en aceptar el cambio, ser flexible y asumir una actitud
positiva.
Recurso humano
Para
enfrentarse a los retos de la oficina del futuro, el recurso humano necesitará
de flexibilidad y de conocimientos actualizados para poder hacer una
contribución activa al crecimiento
y al desarrollo de la empresa por la cual trabaja. El empleado del futuro
tendrá que estar al día en su campo de especialidad, aprender las tecnologías
nuevas según van surgiendo y evolucionando.
Oficina virtual
La
oficina virtual, es aquella en la cual la mayor parte de los trámites y
transacciones con las que se trabajan se hacen a través de Internet u otros
medios electrónicos.
Oficina
compartida
La
empresa del futuro requerirá de los empleados que se ajusten a modelos de
oficinas que no son los tradicionales. Estos cubículos con divisores
portátiles, le ofrecen a la empresa la flexibilidad física que necesita para
organizar y reorganizar su personal en equipos o grupos de trabajo que
respondan a las necesidades de la empresa, según surgen.
En la
actualidad ya se usa el término Oficinas Hoteles, que se aplica oficinas que
son compartidas por varios empleados de una empresa cuyo trabajo les requiere
viajar frecuentemente.
El
término Oficina Hotel, se deriva de que la oficina se usa en ciertas ocasiones
y que tiene que ser reservada por las personas que quieren usarlas para tener
acceso a ella.
Armonización del
trabajo y la familia
Se
continuara armonizando el trabajo y la familia. Algunas empresas no sólo
ofrecen talleres sobre destrezas necesarias para el empleo, sino sobre
relaciones personales, familiares y la relación con los hijos. Mientras más
armonía exista en la vida familiar del empleado, se darán las condiciones para
menos ausentismo, mejores actitudes y mayor productividad.
La oficina en el
hogar
La
empresa y los empleados continuarán explorando estilos no tradicionales de trabajo. En la actualidad ya
en los Estados Unidos hay alrededor de 16 millones de personas que trabajan
desde su hogar.
A través
del correo electrónico, el fax y el teléfono. Esto es posible actualmente
porque la tecnología da acceso a la información y a la comunicación entre
personas 24 horas al día.
Horario flexible
Este
estilo le ofrece la opción a los empleados de distribuir las horas de trabajo
de tal manera que puedan trabajar el número de horas requeridas a la vez que
les permite disfrutar de tiempo libre durante la semana.
Hay que
recordar que con el horario flexible se comparten los recursos
físicos-escritorio, computadoras, materiales. El uso del horario flexible
permite ofrecer al cliente un servicio en horarios extendidos y le facilitará
la realización de transacciones prácticamente a cualquier hora en un horario de
24 horas
Equipos
ergonómicos multifuncional y más
El
equipo y el mobiliario en la oficina del futuro responderán aún más a los
principios de ergonomía.
Un mobiliario
y equipo que se ajuste a las necesidades físicas individuales y que contribuya
a la productividad del individuo sin afectar su salud.
Sin embargo, continuará la tendencia hacia el
mobiliario modular, ya que provee la flexibilidad que la oficina del futuro
necesitará
El
teclado de la computadora dejará de ser el estándar (qwerty) para convertirse
en un ajustable a las necesidades físicas del individuo.
La
tecnología seguirá llevando el trabajo de oficina hacia el uso total de
programas de reconocimiento de voz, algo que se perfeccionará haciendo
innecesario el uso de un teclado para ciertas acciones. La computadora podrá
recibir instrucciones verbales y responder a la misma.
La
tecnología robótica se implementará cada día más en la oficina para muchas
áreas de distribución que son rutina.
Trabajo en
Equipo
El
trabajo en equipo mantendrá su prioridad en el mundo laboral del futuro. Las
tareas se agruparán conformen a las funciones que realiza la empresa y a los
servicios que rinde.
El
trabajo será responsabilidad del grupo porque todos sus miembros estarán
capacitados y preparados para realizar. En esta circunstancias, cobra una gran
importancia la habilidad para trabajar en grupo, la de poder llevarse bien con personas que son diferentes
en edad, género, raza y capacidad física. El trabajo en grupo o equipo
demandará destrezas refinadas en la
comunicación interpersonal verbal, no verbal y escrita, además de requerir que
conozcan bien las diferentes aplicaciones de la computadora.
Economía Global.
Las
empresas continuarán moviéndose hacia la internacionalización, pues continuarán
rompiéndose barreras y el mundo se encogerá.
El
conocimiento de por lo menos un segundo idioma será la norma y no la excepción.
Destrezas de
lectura y redacción
La comunicación escrita también
mantendrá su importancia vital; continuará la necesidad de saber redactar
cartas, informes y memorandos que sea concisos, pero claros.
Resumen
- El
factor humano mantendrá una relevancia importante en la oficina del futuro
- El
empleado del futuro necesita desarrollar habilidad para autoadiestrarse.
- Un
requisito importante para competir tanto hoy como en la oficina del
futuro, es la habilidad para trabajar en grupo y formar parte del equipo
de trabajo de la empresa.
- Los
horarios flexibles ayudarán al empleado a desempeñarse mejor dinero con
una tarjeta electrónica.
- El
empleado del futuro debe tener buenas destrezas de comunicación ,
redacción, conocimiento de idiomas y rapidez en la lectura y comprensión
La oficina
automatizada
Las
actividades en la oficina automatizada sufren modificaciones vertiginosas, pues
la alta tecnología llega cada vez más aceleradamente.
Muchos
piensan que los avances tecnológicos y la llegada de la era de la
automatización harán innecesaria la labor del personal secretarial. Esto no es
así ya que con el nuevo equipo electrónico, las funciones de apoyo del
profesional de oficina se hacen cada vez más necesarias.
La
oficina moderna continuará reestructurándose para satisfacer la demanda de un mercado en evolución.
Debes
conocer las destrezas necesarias en la oficina automatizada para que puedas adiestrarse en ellas y competir en la
búsqueda de empleo
Todo
profesional de oficina debe trazar el plan que seguirá para su progreso
profesional y considera el capacitarse en nuevas tecnologías, ya que de su dedicación dependerá el realizar un trabajo
de alta calidad. También debe seleccionar la especialización en la que más le
agrade trabajar y conocer aspectos necesarios para su mejoramiento profesional.
Trayectoria de
la profesión secretarial
El
impacto de la tecnología requiere un personal capacitado en tantas áreas y
destrezas que ha sido necesario utilizar otra terminología para identificar el
personal secretarial de la empresa. Tener conocimiento en destrezas de
administración y especializarse en tecnología
ha hecho necesario el cambio en el nombre de muchas posiciones.
Muchas
instituciones educativas han optado por nombres como departamento de servicios
profesionales, departamento de sistemas de oficina, departamento de
administración de oficinas o departamento de administración de sistemas de
oficina, dejando de usar las palabras ciencias secretariales.
Los
términos asistentes administrativo, asistente ejecutivo, técnico de sistema de
oficina, secretaria administrativa y secretaria ejecutiva.
Posiciones en la
oficina automatizada
Operador de
texto o especialista:
La
oficina automatizada incorpora en término operador de texto o especialista del
procesamiento de la información para el personal que utiliza la computadora
para procesar la información. Otros prefieren llamarle operador de sistema de
oficina o técnico de sistemas de oficina.
Las
destrezas y habilidades de este tipo de personal son:
- rapidez
y exactitud al crear documentos para entrar información en la computadora
- Rapidez
y exactitud para hacer revisiones
- Dominio
de la aplicación para procesar texto
- Dominio
en aplicaciones de hoja de cálculo, gráficas, bases de datos y otros
programas
- Técnicas
eficientes de cotejo.
- Dominio
de los símbolos para corrección de pruebas
- Conocimiento
de los estilos de documentos que se generan en un oficina
- Habilidad
para trabajar bajo presión
- Establecimiento
de prioridades
- Dominio
de las técnicas de archivo electrónico.
Asistente
administrativo
Las
tareas relacionadas con la administración de la oficina, tales como atender al
público, contestar el teléfono y archivar, entre otras, las realiza el personal
que se conoce como asistente administrativo. Sus tareas van dirigidas a dar
apoyo a los gerentes en la toma de decisiones, recopilación de información,
seguimiento a asuntos pendientes, manejo del calendario de citas y compromisos,
además de ayudar a los operadores de los procesadores de texto en el cotejo.
Superior
En la
oficina automatizada tanto el operador de texto o especialista como el
asistente administrativo son supervisados por otro profesional con más
experiencia y con una educación formal
especializada en el área. Un supervisor debe poseer conocimiento de las tareas
que realiza el resto del personal de oficina y tener conocimiento de
supervisión, gerencia, adiestramiento y reclutamiento de personal y relaciones
humanas.
Corrector de
pruebas
La
creación de documentos sin errores es la meta de la oficina automatizada. Un
corrector de pruebas es una persona que se dedica a cotejar los trabajos que
las demás personas preparan en la computadora. Se requieren destrezas como
conocimiento de los idiomas español e inglés, ortografía, gramática,
puntuación, conocimiento de los símbolos de corrección de pruebas entre otros.
Debe ser una persona muy discreta ya que leerá mucha información confidencia.
Archivista
La
persona encargada de custodiar, guardar y localizar información se conoce como
archivista, los archivista deben tener conocimiento de las reglas de archivo,
saber manejar los archivos electrónicos y la microfilmación. También deben
poseer conocimiento sobre la reatención y destrucción de información y en el
seguimiento a documentos prestados. Los documentos son la columna vertebral de
la empresa y el custodio de los mismos debe ser una persona responsable, leal y
discreta.
Recepcionista
La
persona que contesta el teléfono y recibe los visitantes en un empresa se
distingue por tener buena apariencia, buen tono de voz, cortesía y diplomacia.
Procesador de
texto
Las
tareas de esta posición consisten en preparar estructuras para las bases de
datos que sean necesarias y entrar los datos que sean necesarias y entrar los
datos a las tablas previamente diseñadas ya sea con el teclado u otro
dispositivo de entrada. Además este operador realiza consultas y prepara
informes y formularios con la información la persona que trabaja en esta
posición debe ser lógico analítico, flexible, responsable y sistemático.
Modalidades en
el mundo empresarial
La
profesión secretarial continuará su acelerada evolución en la próxima década
con la aparición de diferentes tipos de equipos que ayuden en la realización de
las tareas de oficina, pero siempre estará presente el factor humano.
Para trazar una trayectoria profesional
es importante que observes los siguientes aspectos del mundo empresarial:
- La
exigencia de una mejor preparación académica
- Las
empresas funcionan con menos empleados y en una estructura organizativa
que tiende a eliminar los ejecutivos de nivel intermedio
- El
enfoque actual es hacia la calidad total de los servicios y productos
- Horarios
flexibles en la semana de trabajo
- Trabajar
sin supervisión directa
- Interacción
con empleados de diferentes culturas y experiencias
- Flexibilidad
para manejar cambios en el ambiente de trabajo y en las tareas asignadas.
- Iniciativa
para crear nuevas estrategias en la realización de las tareas asignadas
- Buena
comunicación. Las telecomunicaciones se continuaran usando en la oficina
para facilitar más el intercambio de información y estrechar las
relaciones comerciales
- Calidad
en las relaciones humana. Mantener relaciones interpersonales cordiales,
demostrar calor humano y cooperación son actitudes necesarias en la
oficina automatizada.
Áreas de
especializaciones en la oficina automatizada.
Podemos
decir que la labor secretarial se especializa de acuerdo con el campo
profesional donde se ofrezca el servicio. Algunas áreas de especialización son:
- Médica: Tienen horarios
rotativos y son una fuente de empleo adecuada para personas a quienes les
guste trabajar con pacientes. Entre las tareas que realiza el personal de
oficina se encuentran: llenar formularios para cobros a planes médicos,
preparar informes periódicos, facturar, llevar el calendario de citas,
archivar, los expedientes médicos , llevar record de pago de los
pacientes, preparar requisiciones de materiales y transcribir dictado
grabado para récords e historiales médicos.
- Legal: Entre las tareas más
comunes que realiza el profesional de la oficina legal están, creación de
documentos actualizados a la necesidad del cliente, transcripción de
dictado grabado, coordinación de citas archivo y seguimiento a tareas
pendientes.
- Educativa: Son aquellas que
ofrecen servicios de enseñanza. Las tareas más comunes que realiza el
asistente administrativo, son: tramitar correspondencia, archivar,
preparar requisiciones, preparar informes periódicos organizar reuniones y
preparar arreglos de viajes.
- Técnica: se preparan informes
diarios, semanales, mensuales, propuestas, inventarios, así como
requisiciones y facturas. Además se realizan tareas de recepcionista y un
sinnúmero de otras funciones que resultan en un trabajo variado
Otros tipos de
empresa
El turismo es un campo en crecimiento
que ofrece oportunidades de empleo al personal de oficina en el mundo entero.
Conocer varios idiomas es una ventaja para esta especialidad. El aspirante debe
tener habilidad para adaptarse a horarios flexibles y tener habilidad para
trabajar bajo presión.
Resumen:
- Las
nuevas posiciones en la oficina automatizada son: operador de texto o
especialista, asistente administrativo, supervisor, corrector de pruebas,
archivista, recepcionista y procesador de datos.
- La
oficina automatizada requiere del personal altamente capacitado en el
dominio de tecnologías y equipos cada vez más sofisticados.
- Las
nuevas destrezas del mundo empresarial requieren además del conocimiento y
destrezas en manejo de equipo, trabajo en grupo, control y manejo de
tiempo, solución de problemas y habilidad para trabajar bajo presión entre
otras.
- Las
modalidades del mundo empresarial enfocan hacia la calidad total en los
servicios y productos
- Existen
áreas de especialidad en el mundo empresarial, a saber: médica, legal,
educativa y técnica.
La oficina
Tipos y
Condiciones
Es
necesario conocer las características del espacio físico de trabajo y ver si
reúne las condiciones adecuadas para adaptarse de la manera más conveniente.
Sentada
ante su mesa y mirando a su alrededor, la secretaria debe pensar reposadamente
en su propia comodidad, respondiendo a preguntas como éstas:
§ ¿ Está realmente cómoda?
§ ¡Le Duele con frecuencia la
espalda?
§ ¿Tiene a menudo dolor de
cabeza?
§ ¿ Se siente correctamente?
§ ¿ Puede cambiar de posición
sin dificultades mientras está sentada?
§ ¿ Conoce algún tipo de
ejercicios que la ayude a relajarse?
Es importante fijarse en el tamaño de
la mesa, en las características de la silla, en la ubicación de las ventanas, y
en todos los elementos que necesita para desarrollar su actividad..
§ El mobiliario, ¿ es adecuado?
§ ¿Dispone de suficiente luz
para desempeñar su trabajo?
§ ¿ El nivel sonoro es el
adecuado para no causarle molestias o interferir en su actividad?
§ ¿ Se ventil a con regularidad
la oficina?
§ ¿ Tiene situada a la altura
correcta la máquina de escribir o el teclado de la computadora?
§ ¿ Tiene facilidades para
comunicarse con los diferentes grupos de trabajo?.
El significado
de la palabra ergonomía
Cuando
se habla de ergonomía, término que fue acuñado en 1949 en Oxford, se alude a la
disciplina que frente al concepto tradicional de que la persona debe adaptarse
a las condiciones de trabajo, mantiene que son estas las que deben adaptarse a
la persona.
La
distribución de los espacios interiores , del mobiliario, de la iluminación y
del color, de la ventilación y la temperatura, así como del ruido ambiental,
permitirá mejorar el ambiente de trabajo, lo que a su vez ayudará a mejorar la
concentración y reducirá en buena parte el cansancio de las personas que
trabajan en la oficina.
Tipos de
oficinas
Básicamente
existen dos grandes tipos de oficina: la cerrada y la abierta.
Los
modelos cerrado y abierto
En el
modelo cerrado, cada puesto de trabajo, o cada grupo reducido de puestos de
trabajos, ocupa un espacio independiente, separado de los restantes espacios:
Modelos de Oficina
|
Modelo
de oficina
|
Definición
|
Ventajas
|
Desventajas
|
|
Oficina cerrada ( clásica o tradicional)
|
Espacios independientes separados por puertas y
tabiques
|
1. Abiemte acogedor
2. Intimidad
3. Control ambiental acústico
|
1. Sensación de agobio
2. Desperdicio del espacio útil en tabiques,
3. Separaciones y pasillos de acceso
4. Dificultad en los cambios de distribución e
instalación
|
|
Oficina abierta ) oficina –paisaje)
|
Espacio único sin puertas ni separaciones
|
1. Flexibilidad y aprovechamiento del espacio
2. Facilidad de acceso
3. Comunicación visual
4. Posibilidad de trabajo en equipo
5. Economía y rapidez de instalación
|
1. Falta de intimidad
2. Dificultad en el acceso a la luz natural
|
|
Oficina integrada
|
Espacio abierto dividido en diferentes subzonas, por
tabiques, medios tabiques, mamparas o biombos
|
1. Espacio propios y personalizados
2. Intimidad
3. Control ambiental acústico
4. Flexibilidad en la distribución del espacio
5. Facilidad de acceso
6. Comunicación visual
7. Posibilidad de trabajo en equipo
|
|
La oficina
integrada
Como su
propio nombre indica, se trata de un sistema que integra las ventajas que
ofrece la oficina abierta y las propias de la oficina cerrada. Se mantienen las
tres grandes ventajas que presentan las oficinas abiertas, es decir la flexibilidad,
la comunicación visual y la posibilidad del trabajo en equipo, pero se recupera
la intimidad y el control ambiental acústico propio de las oficinas cerradas.
Las zonas
comunes
- Las zonas públicas: de un edificio
incluyendo principalmente vestíbulos, salas de espera y zonas de recepción
y/o atención de visitantes.
- Las salas comunitarias: son locales donde se
efectúa la reunión esporádica de grupos más o menos numerosos de personas,
e incluyen desde las pequeñas salas de reuniones hasta salas de conferencias
de grandes dimensiones.
La iluminación
El de la iluminación deficiente es un
problema frecuente en muchas oficinas. Una mala iluminación ya sea por exceso o
por defecto, es una de las principales causas de descenso en los niveles de
productividad, y de gasto energético desproporcionado.
Una
iluminación deficiente provoca dolores de cabeza y perjudica los ojos. Así
mismo, si al principio el aumento de luz incrementa el rendimiento del
trabajador, llega un momento en que ya no repercute favorablemente en la
eficacia de la persona. El objetivo, pues , debe ser conseguir una iluminación
adecuada con el mínimo consumo de energía.
Objetivos de la
iluminación
- La
primera meta es determinar que se debe iluminar
- Antes
de decidir cuál es la iluminación que más conviene es imprescindible
analizar como es la oficina en cuestión, si el diseño cerrado, abierto o
integrado.
La oficina en
general
Debe
tenerse en cuenta que en una oficina cerrada los espacios a iluminar son de
tamaño relativamente reducido. Una oficina abierta es un espacio único y
compacto, que se desconecta del exterior y dificulta el acceso a la luz natural
de existir esta. Por último, en una oficina integrada existen elementos de
separación que subdivide él área total en subzonas por lo común con sistemas de
alumbrado localizado.
Los puestos de
trabajo
En
cuanto a las áreas de trabajo básicamente la posición laboral típica es la
sedentte con lo que la visión se dirige preferiblemente hacia superficies
horizontales o hacia monitores de equipos computacionales.
Niveles de
iluminación
Nunca es
aconsejable ni excesiva luz ni muchos reflejos. No hay que olvidar que las
computadoras incorporan luz y hasta 256 o más colores. Si aumentara la
luminosidad disminuiría la pureza del color.
Luz natural o
luz artificial
Como ya
se ha mencionado, para la iluminación de los espacios de trabajo puede
utilizarse tanto la luz natural como la artificial, ambas a la vez, o una
primero ( la natural) y la otra luego ( la artificial, después de atardecer).
La luz solar es la idónea, con ella no sólo se
conseguirán ambientes mas habitables y distribuciones lumínicas más agradables,
sino también una mayor economía.
Con todo
aunque se aproveche al máximo el alumbrado natural, en la oficina siempre será
necesario la iluminación artificial, para permitir el uso de los espacios
interiores durante las horas de oscuridad.
El color y su
influencia en el trabajo
EL color
es otro importante aliado del que se dispone para convertir la oficina en un
espacio más ergonómico
La
teoría ergonómica que se ocupa del diseño de objetos y espacios adaptados a las
necesidades físicas y psíquicas de los usuarios, le concede prioridad absoluta
para hacer más agradables las condiciones laborales y mejorar el ambiente de
una oficina.
En
términos generales, los colores claros y sin contrastes exagerados, combinados
con una iluminación adecuada, tienden a producir un efecto placentero muy
apropiado para las oficinas.
Por lo
común en una oficina se requiere un ambiente que favorezca el orden, fomente la
atención y permita descansar la vista. Para conseguirlo es conveniente crear
gradaciones cromáticas suaves, mezclando gamas distintas para no producir
cansancio ni aburrimiento.
- Los azules, toda la gama de azules
claros y turquesa, la gama fría del azul, es excelente en oficinas, ya que
induce al orden y la serenidad y favorece las actividades intelectuales.
- Los verdes, el verde pero no en su
gama fría verde esmeralda, también es muy adecuado para oficinas ya que
facilitará la concentración combate el cansancio y estimula la
productividad. Además, por su gran poder relajante, actúa como agente
tranquilizador.
- Los blancos, el blanco puro es un
color cada día menos utilizado en la decoración de oficinas, cierto que da
sensación de orden y limpieza y que proporciona gran luminosidad, pero al
propio tiempo es un color demasiado frío y monótono.
La ventilación
La
calidad del aire de una oficina también se puede mejorar y de hecho, debería
mejorarse en proa de la salud, el confort y la productividad de las personas
que allí trabajan y que permanecen cada día una media de ocho horas.
Características
del aire de la oficina tales como su contenido en polvo y humedad, su
temperatura, su movimiento o renovación e incluso su olor.
Condiciones
idóneas.
Para
garantizar una óptima calidad del aire en la oficina, la temperatura debe
oscilar en invierno entre 19-22
ºC ( 21
ºC como media) con una humedad relativa de más del 50%.
En verano resultará confortable una temperatura de 26 o 27 ºc y una humedad relativa
inferior al 55%. Ahora bien el porcentaje de humedad relativa del aire deberá
incrementarse hasta alacanzar el 60-70% en las oficinas con computadoras o
fotocopiadoras.
La renovación
del aire
La
renovación del aire es esencial para eliminar la contaminación interior de una
oficina que suele ser, según los expertos, más alta que la del exterior, por
contaminado que esté el ambiente urbano.
Una
oficina como cualquier local sin renovación de aire, se convierte en un
importante cubículo de millones de microbios.
La falta
de renovación del aire y los dolores de cabeza y ciertas afecciones como el
asma, las rinitirs elérgicas y los eccemas. También se asocian en parte dal
menos con la falta de renovación del aire catarros, rinitis, sinusitis, gripe y
bronquitis.
Para
conseguir esa renovación del aire permanente necesaria para la salud, pero
manteniendo el nivel de temperatura y humedad relativa y al mismo tiempo
filtrar los olores y el polvo, han surgido los sistemas de aire acondicionado.
Sin
embargo, existe una relación entre una serie de trastornos en las personas que
trabajan en bloques de oficina y el aire acondicionado que respiran durante su
jornada laboral, resfriado, desecamiento crónico de la mucosa bucal, dolores
reumáticos, jaquecas, cansancio y estado depresivos son las principales
alteraciones ocasionadas por sequedad del aire proveniente de los aparatos
climatizadores.
Plantas
descontaminadotas
Ubicar
plantas en la oficina ayuda a humedecer el aire y a generar oxígeno de lo cual
proporcionan un ambiente visual mucho más agradable.
Las
plantas más recomendadas son: gerbera, hiedra de interior, helechos, cactos,
chlorophytum, pothos, philodendron, chrysanthemum, Picus, plataneras y otras
plantas crasas. De entre todas ellas las de mayor poder descontaminador son los
helechos y los cactos.
El ruido
Entre
los diferentes tipos de contaminación ambiental presentes en cualquier oficina
el ruido suele ser el menos destacado.
Orígenes del
ruido
La
fuentes del ruido en una oficina son numerosas y provienen tanto del exterior
como el interior.
- El
ruido procedente del exterior esta causado, básicamente por el tráfico
- El
ruido interior es fruto de las conversaciones, las máquinas
características de una oficina, los teléfonos o los aparatos de aire acondicionado.
Decoración
antirruido
Se
recomienda los edificios con ventanas con aislamiento acústico y cristales de
doble cámara. También existen tabiques y techos de materiales avilantes o
absorbentes, así como paneles desmontables que permitan un buen asilamiento
sónico.
Elección de
máquinas
Cuando
se trata de adquirir una fotocopiadora vale la pena elegir las de última
generación. En cuanto a las impresoras las de tecnologías láser o de inyección
de tinta, además de proporcionar mejor calidad de letra, son menos ruidosas que
las impresoras matricules o margarita.
Música, ruidos y
colores
La
música funcional de fondo puede ayudar a mejorar la calidad acústica del lugar
de trabajo. Por otra parte los estudios realizados demuestran que la música
sobre todo la clásica produce una sensación de bienestar y favorece el
rendimiento laboral.
La del
ruido de fondo es una técnica que intenta, mediante las instalaciones de
aparatos que emiten regularmente sonidos naturales, amortiguar o reducir el
nivel de sonidos molestos como timbres de teléfonos, ruido de fotocopiadoras o
rumor de conversaciones.
También
mediante el color es posible amortiguar el ruido existente en una oficina.
Existe
en efecto una relación entre los colores y los ruidos y así se sabe que determinados
colores reducen el impacto del ruido ambiental: los colores fríos como el azul
y añil, tiene cierto nivel de absorción de los ruidos intensos, por lo que
deberían ser utilizados con preferencia en talleres o en las oficinas
excesivamente ruidosas.
El mobiliario
El
mobiliario de oficina debe cumplir entre otras, las tres condiciones básicas
siguientes:
- la
imagen formal
- El
principio modular
- La
adaptación al usuario.
La imagen formal
El
mobiliario actúa a modo de carta de presentación de la propia oficina, por lo
que debe proyectar una imagen positiva del ambiente de trabajo.
Por
otras parte un mobiliario agradable estimula los sentidos y favorece la
capacidad de concentración
El principio
modular
Este es
el caso de los programas modulares de mobiliario actuales, que pueden crecer y
transformarse en función del espacio disponible y de las necesidades
particulares del usuario.
La adaptación al
usuario
El
mobiliario de oficina debe ser cómodo, es decir ha de adaptarse a las
proporciones físicas y las necesidades del trabajador.
Para los
planos de trabajo se recomienda superficies superiores a los 120 x 80 cm como norma general
La silla
La silla
más que ningún otro elemento del equipamiento de la oficina condiciona el
bienestar de la secretaria como usuaria, repercutiendo en su eficiencia como
trabajadora.
Sentarse en
movimiento
El
primer requisito que se debe exigir en una silla de oficina es que permita
estar sentada en movimiento. El asiento ha de permitir al usuario la libertad
para modificar su postura siempre que lo desee y así aumentar el confort
Medidas ideales
de la silla de trabajo de la secretaria.
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Anchura del asiento
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Profundidad del asiento
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38-
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Altura del asiento
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34,5-
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Holgura entre la altura del respaldo y la superficie
del asiento
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23
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Altura del respaldo
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15
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Angulo de inclinación superior del asiento
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0º- 5º
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Angulo del respaldo ( entre el plano de referencia del
respaldo y el del asiento)
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95º
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Ejercicios para
relajarse y cuidar la postura en el Trabajo
Para
garantizar que el cuerpo y la mente funcionen con eficiencia una buena
secretaria debería proporcionar a su cuerpo un
programa de ejercicios bien equilibrados.
Los problemas de
estar sentada
Según
una encuesta realizada a casi quinientas personas que por su trabajo debían
estar la mayor parte del tiempo sentadas, el 93% de los encuestados padecía
frecuentemente de dolor de espalda: dolor de cabeza 20% lesiones en la columna
16%, exceso de peso 15% dolor en las articulaciones 13%, problemas
circulatorios 11%, varices y piernas hinchadas 11%, estreñimiento 6%, y
músculos tensos y dolorosos 86%.
El
ejercicio ideal debería activar los músculos poco desarrollados que se quejan,
de la pasividad corporal y relajar la tensión de los músculos sobrecargados
Emergencia e
incidentes
Dado que
incidentes de mayor o menor envergadura pueden producirse en cualquier momento
es muy probable que en alguna ocasión la secretaria deba hacer frente a una
circunstancia que exija de ella una actuación decidida o rápida en evitación de
males mayores.
Si la
empresa carece de servicio de mantenimiento la secretaria deberá tener una
mínima preparación que le permita hacer frente a los imprevistos que puedan
presentarse en su ámbito laboral, además de la serenidad necesaria para actuar
con precisión y sin atolondramiento.
Por otra
parte en lo referente a higiene y seguridad una de las funciones de la
secretaria y no de las menos importantes es la de garantizar la eficaci y
utilidad del botiquín de empresa, que deberá revisar con regularidad (
habitualmente, cada semana) y encargarse
de que sean sustituidos los medicamentos que hayan caducado y de que se
repongan aquellos de mayor consumo cuyas existencias hayan disminuido, sin que
en ningún caso pueda quedar agotado ninguno de los específicos que integran el
botiquín.
El botiquín de
primeros auxilios
Que debe
contener un botiquín de primeros auxilios.
- Vendas
elásticas
- Apósitos
adhesivos para cortes y heridas
- Loción antiséptica para lavar heridas
- Compresas
estériles de diferentes tamaños
- Tijeras,
imperrdibles, pinzas y termómetro
- Crema
antiséptica para las herida ya lavadas
- Antiácido
para las molestias de estomago
- Analgésico
para aliviar los dolores leves
- Esparadrapo
impermeabilizado para herida
- Pañuelos
de papel para limpiar y secar heridas
- Gasas
estériles y algodón.
Que hay que
tener presente para que el material del botiquín este siempre a punto
- Debe
estar rotulado con claridad
- Debe
estar colocado en un lugar accesible
- Debe
reponerse el material a medida que se consuma
- Debe
eliminarse los medicamentos caducados.
Características
que debe cumplir el mobiliario de oficina
- Estética agradable: Ello comporta una sensación gratificante
y un ambiente agradable contribuye a que las personas que desempeñan su
trabajo en el eviten la monotonía y el aburrimiento ya que estimula los
sentidos.
- Ergonomía: Se entiende por
ergonomía el estudio cualitativo y cuantitativo de las condiciones de
trabajo que se dan en la empresa y su objetivo es establecer técnicas para
la consecución de un incremento de la productividad y al mismo tiempo la
integración en el trabajo de los asalariados.
- Elementos modulares: Permite conservar los
muebles ya existentes en la oficina y que las modificaciones y
ampliaciones no conlleven disparidades de mobiliario ya que los muebles
pertenecientes a un programa modular se complementan siempre correctamente
y al mismo tiempo permiten realzar casi al instante las modificaciones
necesarias
- Módulos electrificables: Permiten situar y camuflar el amasijo de
cables que precisan los múltiples elementos eléctricos y electrónicos
empleados. Para evitar la visión del conjunto de cables, los módulos
electrificables incorporan canales ocultos para el cableado y huecos para
los enchufes.
- Dimensiones adecuadas: Los expertos aconsejan que la superficie
de la mesa no tenga menos de
- Condiciones ecológicas: Son los que desde su
fabricación hasta el término de su vida útil en que se desechan por
inservibles, no generan elementos que perturben el medio ambiente.
- Modernidad: los actuales muebles de
oficina pertenecen ya a la tercera generación de estos elementos e
incluyen canales para cables de fáciles acceso y sobredimensionados para
futuras ampliaciones permiten la incorporación de nuevos planos de trabajo
y así mismo son modulares y adaptables al espacio de que se dispone.
Excelente trabajo
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