Origen y evolución de la administración
La administración viene de latin ad
y significa cumplimiento de una función bajo el mando de otra persona es decir
prestación de un servicio a otro, sin embargo el significado de esta palabra
sufrió una radical transformación
La tarea actual de la administración
es interpretar los objetivos propuestos por la organización y transformarlo en
acción organizacional a través de la planeación, la organización, la dirección
y el control de todas las actividades realizadas en las áreas y niveles de la
empresa con el fin de alcanzar tales objetivos de la manera más adecuada a la
situación
Aportes de Taylor
Taylor es el fundador del movimiento
conocido como organización científica del trabajo. Afirma que el principal
objetivo de la administración debe ser asegurar el máximo de prosperidad tanto
para el empleador como para el empleado. Taylor hace una distinción entre
producción y productividad, la máxima prosperidad es el resultado de la máxima
productividad que depende del entrenamiento de cada uno consciente de la opción
entre obreros y empleadores de la siguiente explicación:
- existen una falsa creencia de que
un aumento de la producción traerá el desempleo
- Algunos malos sistemas de
administración obligan al obrero a limitar su producción para proteger sus
intereses pues cuando el aumenta su ritmo de trabajo el patrón se las
arregla para no aumentarle el salario.
- Hay métodos de trabajo desastrosos
que desperdician los esfuerzos de los obreros que reciben poca ayuda y
pocos consejos por parte de la dirección.
El objetivo de la organización científica del trabajo (
OCT) es derribar esos obstáculos y descubrir los métodos más eficaces para
realizar una tarea y dirigir a los obreros.
Taylor enumeró 4 principios de
administración científica
- Estudio científico del trabajo
debe ser realizado por un equipo de especialistas
- Selección científica y
entrenamiento obrero Taylor recomienda una selección sistemática según las
aptitudes y estima que cualquier trabajador puede resultar excelente para
por lo menos un puesto de trabajo.
- Unión del estudio científico del
trabajo y de la selección científica del trabajador
- Cooperación entre los dirigentes y
los obreros.
Los principios de la administración
científica
En una administración científica el
sistema de salario adoptado no es más que un elemento accesorio. El mejor tipo
de administración puede ser definido como un sistema en que los obreros dan sus
mejores esfuerzos y reciben en pago un estimulante especial de sus patrones. A
este tipo de administración lo denominaremos de iniciativa e incentivo.
Los cuatros principios fundamentales,
estos nuevos deberes pueden ser clasificados en 4 grupos:
- desarrollar para cada elemento del
trabajo del obrero, una ciencia que reemplaza los antiguos métodos
empíricos
- Selecciona científicamente y luego
instruye, enseña y forma al obrero de acuerdo con sus propias
posibilidades
- Coopera cordialmente con los
obreros para que todo el trabajo sea hecho de acuerdo con los principios
científicos que se aplican
- Distribuye el trabajo y la responsabilidad
entre la administración y los obreros , la administración asume todo
trabajo que exceda la capacidad de los obreros
La administración científica consiste en una combinación
de elementos que no existían en el pasado los conocimientos, reunidos,
analizados, agrupados clasificados en leyes y reglas de manera tal de
constituir una ciencia acompañada de un cambio en la actitud recíproca de los
trabajadores y de la dirección
La administración científica es
- Ciencia
- Armonía
- Cooperación
- Rendimiento máximo
- Formación de cada hombre hasta
alcanzar su mayor eficiencia y prosperidad
Aportes de Fayol
Los 14 principios de administración de
Fayol
- División del trabajo: cuanto más se especialicen las personas con mayor eficiencia
desempeñarán su oficio.
- Autoridad: los gerentes
tienen que dar órdenes para que se hagan las cosas
- Disciplina: los miembros de una organización tienen que respetar las reglas y
convenios que gobierna la empresa.
- Unidad de dirección: las operaciones que tienen un mismo objetivo deben ser dirigidas
por un solo gerente que use un solo plan
- Unidad de mando: cada empleado debe recibir instrucciones sobre una operación
particular solamente de una persona
- Subordinación de interés individual al bien común: en cualquier empresa el interés de los
empleados no debe tener relación sobre los intereses de la organización
como un todo
- Renumeración: La compensación por el trabajo debe ser equitativa para los
empleados como para los patronos
- Centralización: Fayol creía que los gerentes deben conservar la responsabilidad
final pero también necesitan dar a sus subalternos autoridad suficiente
para que puedan realizar adecuadamente su oficio
- Jeraquía: la línea y
autoridad en una organización representada hoy generalmente por cuadros y
líneas de un organigrama para en orden de rangos desde la alta gerencia
hasta los niveles más bajos de la empresa.
- Orden:
Los materiales y las personas deben estar en el lugar adecuado en el
momento adecuado
- Equidad: los
administradores deben ser amistosos y equitativos con sus subalternos
- Estabilidad del personal: una alta tasa de rotación del personal no es conveniente para el
eficiente funcionamiento de una organización
- Iniciativa: Debe darse a los subalternos libertad
para concebir y llevar a cabo sus planes aun cuando a veces se cometan
errores.
- Espiritu de cooperación: Promover el espíritu de equipo dará a la organización un sentido
de unidad.
Principios y elementos administrativos
Fayol trata de obtener una
enumeración todas las operaciones a que las empresas dan lugar y clasifica sus
actividades
- Actividades técnicas ( producción,
transformación, fabricación)
- Actividades comerciales ( compras,
ventas, intercambios)
- Actividades financieras (
captación y administración de capitales)
- Actividades de seguridad (
protección de los bienes de las personas)
- Actividades contables (
inventarios, balances, costos )
- Actividades administrativa (
previsión, organización, mando, coordinación, control)
Fayol decompone en 5 grupos de
operaciones
Previsión: permite calcular el futuro y prepararlo mediante un
programa de acción. Un programa debe reunir las siguientes condiciones:
- Unidad
- Continuidad
- Flexibilidad
- Precisión
- Fayol solicito que el gobierno
estableciera en Francia un programa económico.
Organización: establecer una estructura para el cuerpo social con una
unidad de mando.
Mando al jefe corresponde: tener conocimiento de su personal eliminar a los
incapaces
Coordinación:
armonizar los actos de una empresa. Fayol ve dos medios de coordinación:
- la reunión semanal de los jefes de
servicios
- agentes de enlace cuando resulte
imposible celebrar una reunión semanal
Control:
para verificar si todo está de acuerdo con el programa con las órdenes y los
principios
Necesidades y posibilidades de una
enseñanza administrativa
El conjunto de las operaciones que
realizan la empresas pueden dividirse en 6 grupos:
- Operaciones técnicas
- Operaciones comerciales
- Operaciones financieras
- Operaciones de seguridad
- Operaciones de contabilidad
- Operaciones administrativas
Importancia relativa de las diversas
capacidades que forman el valor del personal de las empresa.
A cada grupo de operaciones
corresponde una capacidad especial. Cada uno de estas capacidades reposa sobre
un conjunto de cualidades y conocimientos
1. Cualidades físicas: salud, vigor, destreza
2. Cualidades intelectuales: aptitud para
comprender y aprender juicio vigor y agilidad intelectuales
3. Cualidades morales: energía, firmeza,
valor para aceptar las responsabilidades, iniciativa, abnegación, tacto,
dignidad
4. Cultura general: nociones diversas que
no son exclusivamente del dominio de la
función desempeñada
5. Conocimientos especiales: conciernen a
la función
6. Experiencias: conocimientos resultantes
de la práctica de los negocios.
Principios y elementos de
administración
La función administrativa solo tiene
por órgano y por instrumento al cuerpo social, la función administrativa solo
obra sobre el personal.
La salud y el buen funcionamiento
del cuerpo social depende de condiciones a las cuales se les da el nombre del
principios de leyes o de reglas.
Los principios son flexibles y
susceptibles de adaptarse a todas las necesidades
División del trabajo
La división de trabajo tiene por
finalidad producir más y mejor con el mismo esfuerzo
Autoridad responsabilidad
La autoridad consiste en el de3recho
de mandar y el poder de hacerse obedecer, se distingue en un jefe la autoridad
personal formada de inteligencia de saber, de experiencia de valor moral, de
aptitud de mando. En un buen jefe la autoridad personal es el complemento indispensable
de la autoridad legal.
La responsabilidad es una fuente de
respeto. La responsabilidad es tan temida como la autoridad es codiciada, el
miedo a las responsabilidades paraliza y destruye buenas cualidades
Un buen jefe debe tener y expandir a
su alrededor el coraje de las responsabilidades.
Disciplina
La disciplina consiste en la
obediencia, la asiduidad, la actividad la presencia y los signos exteriores de
respeto realizados conforme a las convenciones establecidas entre la empresa y
su agentes.
Los medios más eficaces para
establecer y mantener la disciplina son:
- Buenos jefes en todos los grados
jerárquicos
- Convenios claros y equitativos
- Sanciones penales juiciosamente
aplicados
Renumeración del personal
Obreros
- pago por jornal: el obrero vende al
patrón un día de trabajo, este sistema tiene inconveniente de que conduce
a la pereza y exige una vigilancia atenta, se impone cuando no es posible
medir el trabajo efectuado.
- pago por tarea: el salario depende de la ejecución de
una tarea determinada fijada de antemano. Este salario puede ser
independiente de la duración de la tarea. El pago por tarea diario no
exige una vigilancia tan atenta como el pago por jornal. Tiene el
inconveniente de disminuir el rendimiento de los buenos obreros al nivel
de los mediocres.
- pago por pieza: El salario es
ilimitado se halla en relación con el trabajo efectuado, es empleado en
los talleres donde se fabrica gran Nº de piezas iguales. El pago por
piezas acrecienta el trabajo de la empresa cuando se aplica a un conjunto
importante de tareas.
Centralización
La centralización es un hecho del
orden natural, consiste en que en todo organismo las sensaciones convergen
hacia el cerebro o la dirección y en que de ésta o aquel parten las ordenes que
ponen en movimiento todas las partes del organismos.
La centralización no es un sistema
de administración bueno o malo en sí.
Jerarquía
La jerarquía esta constituida por la
serie de jefes que va desde la autoridad superior a los agentes inferiores. La
vía jerárquica es el camino que siguen las comunicaciones que parten de la
autoridad superior o las que le son dirigidas
Orden
Es conocida la fórmula del orden
material, un lugar para cada coso y cada
cosa en su lugar.
Orden material
Para que reine el orden material es
necesario que haya reservado un lugar para cada objeto y que cada objeto se
halle en el lugar que le ha sido asignado. El orden debe evitar las pérdidas
materiales y de tiempo.
Orden social
Para que en un empresa reine el
orden social es indispensable que se haya reservado un lugar a cada agente y
que cada agente esté en el lugar que le ha sido asignado. El orden perfecto
exige que el lugar convenga al agente y que el agente convenga al puesto. El
orden social supone resueltas las dos operaciones administrativas más
difíciles, una buena organización y buen reclutamiento.
Equidad
¿Porqué hablamos de equidad y no de
justicia? La justicia es la realización de los convenios establecidos, pero los
convenios no pueden prever todo es necesario interpretarlos o suplir su
insuficiencia.
Para que el personal sea estimulado
en el sentido de emplear en el ejercicio de sus funciones toda la buena
voluntad y el sacrificio de que es capaz hay que tratarlo con benevolencia, la
equidad es el resultado de la combinación de la benevolencia con la justicia,
la equidad no excluye ni la energía ni el rigor anhelo de equidad y de igualda
son aspiraciones que deben tenerse en cuenta en el trabajo con el personal
Aportes de Maslow
Abraham Maslow planteó en su libro
Motivation and personality ( motivación y personalidad) el concepto de la
jerarquía de necesidades que fundamenta, en mucho el desarrollo de la escuela
humanista en la administración y permite adaptarse en las causas que mueven a
las personas a trabajar en un empresa y aportar parte de su vida a ella.
Las necesidades
- Necesidades fisiológicas: estas necesidades constituyen la primera prioridad del individuo
y se encuentran relacionadas con su supervivencia
- Necesidades de seguridad: con su satisfacción se busca la creación y mantenimiento de un
estado y seguridad. Dentro de estas encontramos la necesidad de
estabilidad la de tener orden y la de tener protección entre otras.
- Necesidades sociales: una vez satisfechas las necesidades fisiológicas y de seguridad
la motivación se da por las necesidades sociales. Estas tienen relación
con la necesidad de compañía del ser humano con su aspecto afectivo y su
participación social
- Necesidades de reconocimiento: también conocidas como las necesidades del ego o de
la autoestima. Este grupo radica en la necesidad de toda persona de
sentirse apreciado, tener prestigio y destacar dentro de su grupo de igual
manera se incluyen la autoevaloración y el respeto a sí mismo.
- Necesidades de auto superación: también
conocidas como de autorrealización o autoactulización que se convierten en
el ideal para cada individuo.
Aportes de Mc Gregor
En primer lugar debo decir que la
teoría Z es de ouchi, las teorías X y Y son de Mc Gregor
Definición de teorías X,Y,Z,: son el
grupo de las tres categorías de proposiciones debidas las dos primeras a
Douglas Mc Gregor que identifican los vicios y la pereza del hombre medio (X) y
las motivaciones de los subordinados (Y) la tercera (Z) DE w. Ouichi se opone a
las anteriores y conceptúa la empresa como integradora ( theories X,Y,Z,)
Los postulados de la
Teoría Y
- El desarrollo del esfuerzo físico
y mental en el trabajo es tan natural como el juego o el descanso. Al ser
humano común no le disgusta esencialmente trabajar.
- El control externo y la amenaza de
castigo no son los únicos medios de encauzar el esfuerzo humano hacia los
objetivos de la organización.
- Se compromete a la realización de
los objetivos de la empresa por las compensaciones asociadas con su logro.
- El ser humano ordinario se habitúa
a buscar responsabilidades
- La capacidad de desarrollar en
grado relativamente alto la imaginación el ingenio y la capacidad creadora
para resolver los problemas de la organización es características de
grandes sectores de la población
- En las condiciones actuales de la
vida industrial las potencialidades intelectuales del ser humano estan
siendo utilizadas solo en parte.
Una idea errónea de la teoría Y es que presenta un tipo
laxo de administración con empleados consentidos o mimados en la esperanza que
respondan queriendo trabajar.
La contraparte de la
Teoría Y
- El ser humano ordinario siente un
desagrado intríseco hacia el trabajo
- Debido a esta tendencia humana a
regir el trabajo la mayor parte de las personas tienen que ser obligadas a
trabajar por la fuerza.
- El ser humano común prefiere que
lo dirijan quiere soslayar responsabilidades tiene relativamente poca
ambición y desea más que nada su seguridad
En estos postulados de la teoría X se puede observar que
son pesimistas en cuanto al personal
La teoría Z como se dijo anteriormente no hace este tipo
de contrapesos y simplemente observa las formas del trabajo como fuerzas
integradoras, el progreso integra la empresa.
Aportes de Likert
Rensis Likert, este autor es un
exponente de la teoría del comportamiento que considera que cada empresa es
diferente por lo que hay que analizar primero al tipo de organización para
poder determinar después de dirección debe utilizar.
Este autor aporta los cuatros sistema
de administración
- Autoritario o coercitivo: Es un sistema cerrado, autocrático y arbitrario. Su proceso
decisiorio, la alta dirección toma todas las decisiones, la comunicación
no existe en este sistema relación interpersonales, no se dan debido a que
la alta dirección toma todas las decisiones, sistemas de recompensas, no
existe.
- Arbitario o benevolente: es una autocracia disimulada, el proceso decisorio está en la
alta dirección, pero hay cierta delegación en cosas que no son
importantes, la comunicación es precaria pero se hace creer que existe,
las relaciones interpersonales se toleran, sistemas de recompensas se
presta más atención a los castigos solamente.
- Sistema consultivo: se hace por medio de participación, proceso decisorio,
participativo se permite que la gente intervenga la comunicación se da
frecuentemente, las relaciones interpersonales son constantes, sistemas de
recompensas se utilizan más
recompensas que castigos.
- Participativo: es una democracia abierta, proceso decisorio, se delega la
responsabilidad hasta donde es posible, la comunicación se lleva a cabo en
todos los sentidos, las relaciones interpersonales son constantes y en
gran parte del proceso se basa en ellas, sistema de recompensas sólo se
hace uso del castigo en cosa muy necesarias pero constantemente se
utilizan las recompensas es más este sistema se basa en ellas.
Likert considera que para adoptar un modelo de dirección
primero hay que evaluar en base a los puntos anteriores y al tipo de
organización de que se trata y en base a esto determinar que sistema debe
adoptarse.
Funciones del proceso administrativo
Los partidiarios de la escuela del
proceso administrativo consideran la administración como una actividad
compuesta de ciertas sub-actividades que constituyen el proceso administrativo
único. Este proceso administrativo formado por 4 funciones fundamentales,
planeación, organización, ejecución, y control, constituyen el proceso de la
administración. Una expresión sumaria de estas funciones fundamentales de la
administración son:
- La planeación: para determinar los
objetivos en los cursos de acción que van a seguirse.
- La organización: para distribuir
el trabajo entre los miembros del grupo y para establecer y reconocer las
relaciones necesarias.
- La ejecución: por los miembros del
grupo para que lleven a cabo las tareas prescritas con voluntad y
entusiasmo.
- El control; de las actividades
para que se conformen con los planes.
Planeación
Actividades importantes de planeación
- aclarar amplificar y determinar
los objetivos
- Pronosticar
- Establecer las condiciones y
suposiciones bajo las cuales se hará el trabajo
- Seleccionar y declarar las tareas
para lograr los objetivos
- Establecer un plan general de
logros enfatizado la creatividad para encontrar medios nuevos y mejores de
desempeñar el trabajo
- Establecer políticas
procedimientos y métodos de desempeño
- Anticipar los posibles problemas
futuros
- Modificar los planes a la luz de
los resultados del control
Organización
Actividades importantes de organización
- Subdividir el trabajo en unidades
operativas ( departamentos)
- Agrupar las obligaciones
operativas en puestos (puestos por departamentos)
- Reunir los puestos operativos en
unidades manejables y relacionadas
- Aclarar los requisitos del puesto
- Seleccionar y colocar a los
individuos en el puesto adecuado
- Utilizar y acordar la autoridad
adecuada para cada miembro de la administración
- Proporcionar facilidades
personales y otros recursos
- Ajustar la organización a la luz
de los resultados del control.
Ejecución
Actividades importantes de la ejecución
- Poner en práctica la filosofía de
participación por todos los afectados por la decisión
- Conducir y retar a otros para que
hagan su mejor esfuerzo
- Motivar a los miembros
- Comunicar con efectividad
- Desarrollar a los miembros para
que realicen todo su potencial
- Recompensar con
reconocimientos y buena paga por un
trabajo bien hecho
- Satisfacer las necesidades de los
empleados a través de esfuerzos en el trabajo
- Revisar los esfuerzo de la
ejecución a la luz de los resultados del control
Control
Actividades importantes de control
- Comparar los resultados con los
planes generales
- Evaluar los resultados contra los
estándares de desmpeño
- Idear los medios efectivos para
medir las operaciones
- Comunicar cuales son los medios de
medición
- Transferir datos detallados de
manera que muestren las comparaciones y las variaciones
- Sugerir las acciones correctivas
cuando sean necesarias
- Informar a los miembros
responsables de las interpretaciones
- Ajustar el control a la luz de los
resultados del control
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