El equipo jefe y
secretaria y sus principios.
El jefe
y su secretaria constituyen el equipo de trabajo menos numeroso en cuanto a la
cantidad de sus miembros, pero es a la vez el más numeroso con relación a toda
la organización dado que se encuentra en todos los departamentos.
No
obstante es importante aclarar que la secretaria, como subordinada que es, es
la persona a quien le corresponde hacer el mayor esfuerzo para entender y
acoplarse al sistema de trabajo de su jefe. Esto no le limita en absoluto para
poder sugerir y externar sus criterios en relación al trabajo y cualquier otras
situación de la oficina.
En una
encuesta con secretarias, se mencionaran las siguientes condiciones de los
jefes para ayudar a mantener buenas relaciones con ellas.
Actitudes
deseadas de los jefes
- Que
demuestre respeto e imparcialidad con todos sus empleados
- Que
sea una persona que logre una identificación personal y confianza mutua y
que este dispuesta a compartir con los demás sus ideas y objetivos
- Que
tenga las cualidades de un buen maestro, es decir que dirija con precisión
que sea inteligente y que tenga confianza al delegar funciones
- Que
supervise el trabajo de sus empleados y que brinde asesoría útil
- Que
tenga reuniones frecuentes con la secretaria para establecer prioridades y
objetivos y que escuche las sugerencias para las mejoras.
- Que
tenga la facultad de motivar y animar a los demás para lograr metas y
mejorar las expectativas de trabajo
- Que
por lo general esté de buen humor, a pesar de las presiones y los
problemas del departamento
- Que
sea una persona amable que de las gracias y que demuestre su satisfacción
cuando la secretaria hace un algo adicional en su trabajo.
- Que
ofrezca apoyo a sus colaboradores
ante la organización
- Que
se interese realmente en el bienestar de sus colaboradores.
Aptitudes
deseadas de la secretaria
Igualmente
tenemos las opiniones de los jefes con relación a sus secretarias
- Que
tenga agilidad mental, es decir que entienda las cosas rápido y que se
ubique n el panorama completo
- Que
tenga buena presentación personal y demuestre una adecuada imagen ante las
personas
- Que
sepa controlar sus emociones y no afecte sus tareas por problemas
personales o de otra índole
- Que
sepa comunicarse bien, manteniendo buenas relaciones públicas con las
personas como clientes, compañeros y público en general
- Que
esté actualizada y bien informada de las cosas
- Que
no tenga reparos en dar algo extra para la empresa cuando sea necesario
- Que
sea disciplinada, es decir puntual, dedicada, eficiente y que muestre un
cumplimiento oportuno de sus deberes sin necesidad de estárselo recordando
- Que
tenga iniciativa y aporte sugerencias importantes para el trabajo
- Que
sea leal y discreta y no se preste para chismes o comentarios negativos en
el trabajo
- Que
tenga buenos hábitos y costumbres ( orden, aseo, puntualidad).
El equipo jefe/
secretaria
Y sus cinco
principios
a. fijar
claramente los objetivos, normas y procedimientos
b. Motivar y fomentar la iniciativa, el esfuerzo
individual y cooperación entre los miembros del grupo
c. Comunicación abierta y sincera
d. Mantener el respeto, la lealtad y el apoyo mutuo
e. Enfrentar los problemas y sacar el máximo provecho de
los mismos
La psicología de
la secretaria
Podemos
definir la personalidad de la secretaria como el conjunto de conductas,
actitudes y experiencias pasada que conforman su manera de ser En la
personalidad de la secretaria como de cualquier ser humano se distinguen tres
tipos de rasgos.
- Rasgos
físicos o somáticos
- Rasgos
intelectuales o mentales
- Rasgos
morales o de carácter
10 hábitos de la
secretaria profesional
a. Cortés y respetuosa en el trato con los demás
b. Prudencia y sensatez, mucho tacto en lo que hace y
dice
c. Discreta, no hablar más de los necesario
d. Control de las emociones ser emocionalmente estable y madura
e. honestidad y lealtad consigo misma, con su jefe con su
empresa
f. Eficiente, tener iniciativa, ser ordenada, capaz y
segura en su trabajo
g. Entusiasta y optimista, actuar con sentido común y
flexibilidad
h. Paciencia, saber enfrentar y sobresalir en momentos
difíciles
i. Presentación personal adecuada al cargo y sus
relaciones
j. Espíritu de colaboración y servicio.
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