El informe
De acuerdo con la pirámide de su organización y sobre
todo el cargo que desempeña el ejecutivo frente a los objetivos de su empresa,
estará comprometido a escribir informes amplios y detallados, abreviados y
finalmente los informes de una página para el director general.
Amplitud de un
informe
El
informe puede tener un amplio detalle, los subgerentes deben elaborar informes
semidetallados, finalmente en la dirección los informes de una página son los
más indicados. El informe de una página
es adaptable a muchas situaciones que vamos a ilustrar.
El punto de
vista práctico
Recomendamos
tener en cuenta algunos factores que determinan la extensión o amplitud de un
informe:
- estudie
presencias, hábitos y temperamentos del superior antes de proyectar su
informe
- Registre
y compare los resultados que obtiene en cada caso para mejorar el siguiente
- Trate
de afinar la puntería para ofrecer a su lector los factores de decisión
más útiles, la longitud y forma de su menaje son secundarios
- Si
su jefe es lector asiduo y sumiso esfuércese por escribir páginas con
ideas provocativas, datos abundantes y buen español.
- Si
su jefe odia los papeles y la lectura entréguele un informe de una página;
abreviado, columnario o gráfico.-
Secuencia de
Montajes
Se toma
el término montaje para simbolizar el trabajo ordenado secuencialmente que a la
postre, resultará el más económico para ensamblar un auto, construir una casa,
escribir un libro o preparar un informe. Para preparar un informe de una o
varias páginas, se recomienda la siguiente secuencia:
- Análisis: Búsqueda de piso firme
para formular cualquier hipótesis
- Investigación: elegir el método
apropiado para recolectar datos de calidad
- Ordenamiento y
tabulación:
etapa en la cual el trabajo ordenado y metódico permite un acceso rápido a
la interpretación de los datos y a formular conclusiones.
- Planeamiento y redacción: en esta etapa, el
lector ya esta familiazrizado con la creación de párrafos y el
planeamiento de un mensaje.
- Presentación: entrega del informe en
las mejores condiciones de corrección y puntualidad.
Factores de
decisión
Es posible que con una dosis de
empatía usted pueda establecer fácilmente qué decisión desea tomar su jefe y
que factores le serían de ayuda
Partes
esenciales
Encabezamiento: hay muchos formatos para
presentar un informe de la mejor manera, veamos los dos más frecuente
- Título
Para: Destinatario
De: autor
Fecha: o período
- informe
018-98
Para: destinatario
Asunto: tema o título
Período: o fecha
Introducción
Se puede
iniciar el documento con el problema, antecedente, el termino motivación es
positivo, porque encierra un deseo fuerte para que el informe sea leído. Si el
informe es de una página, elimine el título.
Análisis
Este
término puede ser sustituido por hechos, resultados, situación actual, en todo
caso es preferible usar términos específicos, como ventas, producción, cobranza,
programa, ventajas, para informe de una página
Conclusiones
El
término es bueno pero no inmejorable, en informes de una página se puede
sustituir por resumen o síntesis
Recomendaciones
Solo es
de aplicación en informes detallados y semidetallados y cuando el autor tiene
la autoridad para recomendar
Despedida
Escribir
atentamente, al concluir un informe es demasiado formalidad, en grupos de
trabajos que el autor ha dirigido en distintas empresas se han sugerido
expresiones más sinceras y originales…
Por la
grandeza de la empresa, hacia la calidad total, ahorro es progreso por su mejor
decisión.
Planeamiento del
informe
Tomar una hoja de papel y trazar el plan de trabajo que
se va a desarrollar es lo que podemos llamar planeamiento. Plan de acción
- Criterios básicos: tradicionalmente o
moderno
- Estilo de escritura: Personal, impersonal, columnarios
- Amplitud: una, dos o tres páginas
- Secciones: inspección, reparación,
datos administrativos y anexos, según los factores de decisión
- Bosquejo: Relación de piezas,
relación de tareas, programación mano de obra materiales, anexos
- Borrador: desarrollo de ideas en
párrafos claros y breves, presentación de tablas y gráficos ilustrativos
- Control de calidad: revisión cuidadosa de
datos, para que cumplan con los requisitos de excelencia
- Producción del informe: tarea de procesamiento
del texto, según software elegido
- Edición o crítica: mejoramiento y
actualización de datos y textos
- Impresión del informe: proceso electrónico
final
- Nuevo control de calidad: verificación cuidadosa
- presentación
El Informe
Tipos de
informes
- General: ( ordinario o regular):
se presenta en la misma forma que un memorando
- Investigativo: esta relacionado con la
investigación respecto de un proyecto del cual se recopilan, organizan e
interpreta datos. Puede incluir recomendaciones a nivel general o
específico.
- Informativo: es este tipo se
organizan los datos disponibles sin que medie una exhaustiva investigación
o interpretación, generalmente incluye recomendaciones a nivel general o
específico.
- Técnico: es más elaborado debido
a su naturaleza, se da una apreciación de los hechos y conclusiones al
respecto además se da explicación de los hechos y conclusiones parciales.
- Administrativo: Es el que describe
claramente los aspectos administrativos que ejecuta una persona un
departamento según la labor indicada o solicitada por las entidades
superiores.
- Laboral: describe todo las
labores , proyectos y tareas de una persona o departamento en cargo
Partes del
informe
- Título
- Destinatario
- Emisor
- Planteamiento
del problema
- Análisis
de la situación
- Sugerencias
y recomendaciones
- Conclusión
- Firma
- Fecha
Colocación de
títulos
- Negrita
- Centrado
- Subrayado
- Tamaño
de fuente (14)
Especiado
- Título al subtítulo 2/5
espacios
- Subtítulo al cuerpo del
informe 2 espacios
- Si
es informe largo es a espacio sencillo
- Si
es corto a doble espacio
- Si
el informe es de dos páginas es a doble espacio
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