Acta
El acta resume los acuerdos tomados
en una reunión y se prepara con la información que contiene la minuta. El acta
de reuniones formales es compleja y puede ser considerada un documento legal.
Por ejemplo: las actas de reuniones de
una corporación son documentos legales. Como tal deben ser protegidas contra
alteraciones indebidas. Por regla general la custodia del libro de actas de una
corporación la tiene el secretario de la corporación y se guarda en un lugar seguro y bajo llave. El
acta de reuniones informales puede ser breve y sencilla.
Parte del acta
Las partes de una acta son el encabezamiento, el texto,
las líneas de cierre que incluyen las firmas, las iniciales de identificación,
la anotación de anexo o apéndice y la fecha.
Encabezamiento
Las partes básicas del
encabezamiento de una acta incluyen lo siguiente:
- Nombre del organismo
- Fecha, hora y lugar de la reunión
- Naturaleza o clase de reunión
- Nombre de los asistentes y el cargo
de los oficiales al lado del nombre.
Si
los miembros firman la lista de asistencia esta se incluye como anexo al acta
original que se archiva en el libro de actas. Sin embargo en un organismo con
muchos miembros basta con indicar el total de personas que se hallan presentes
o señalar que había el quórum, reglamento al comenzar la reunión.
Recomendaciones para preparar el acta
- Transcribir el acta una vez
terminada la reunión.
- Usar un tono impersonal, el
secretario de actas no puede añadir adjetivos, opiniones, comentario ni
interpretaciones personales a los asuntos discutidos.
- Preparar un borrador del acta para
la corrección y aprobación del presidente
- Seguir el formato que la empresa
acostumbra utilizar
- Sangrar las mociones y resoluciones
cinco o 10 espacios en ambos márgenes y escribirlas en espacio sencillo
para destacarlas.
- Usar espacio sencillo al escribir el
acta y espacio doble entre párrafo
- Escribir con letra inicial mayúscula
los nombres comunes que forman parte del nombre propio del cuerpo u
organismo que se reúne.
- Identificar el titulo de algún
documento que se mencione en la reunión con el nombre completo número si
lo tuviese, fecha y nombre del comité que lo presenta.
- Verificar la ortografía de nombres
propios en el acta para que los mismos aparezcan escritos correctamente
- Escribir las cantidades de dinero en
el acta con palabras, seguidas de la cantidad con cifras entre paréntesis
- Duplicar la copia final del acta
para distribuirla a los miembros.
- Evitar los documentos distribuidos
en la reunión a los miembros que no asistieron.
- Redactar la narración o descripción
de lo discutido en la reunión en tiempo pasado.
- Escribir la anotación Aprobada , las iniciales del secretario de actas y la fecha debajo de
la última línea del acta.
- Anotar en el calendario del
ejecutivo cualquier asunto pendiente o fecha límite que surja de la
reunión.
- Preparar para el presidente una
lista de los asuntos pendientes y que necesitan atención urgente según se
desprende de los asuntos tratados en la reunión.
- Redactar cualquier documento
relacionado con acuerdos tomados en la reunión: por ejemplo:
certificaciones, resoluciones o peticiones a otros cuerpos.
Como hacer correcciones en el acta.
La correcciones en el acta se hacer
a mano en el original que va a archivarse y preferiblemente con tinta roja, no
se borra la información que aparece en ella ni se rehace el acta. El
procedimiento para hacer correcciones es el siguiente:
- Tachar con una raya la información
que se va a corregir
- Insertar las correcciones en el acta
- Escribir en el margen derecho del
acta cada vez que se haga una corrección las iniciales del secretario y la
fecha de la reunión en la que se hizo la corrección.
- Cuando los cambios son extensos se
deben tachar toda la líneas que se corrijan y mecanografiar las
correcciones en otra hoja.
- El secretario de actas y el
presidente deben firmar la (s) hoja (s) de correcciones.
- El acta de la reunión en el cual se
corrige una acta anterior indicará solamente que el acta de la reunión
anterior fue corregida, sin incluir cuáles fueron las correcciones.
El libro de actas
Al preparar el libro de actas debe
considerar lo siguiente:
- Puede utilizarse un libro con
páginas numeradas, el acta se escribe a mano
- Puede utilizarse papel numerado para
actas del que está disponible en el mercado.
- Se recomienda que las actas se
numeran, espacialmente si se utiliza papel en blanco.
- Las actas deben archivarse por año
natural o fiscal dependiendo del cuerpo u organismo al cual pertenecen
- Se recomienda hacer un libros de
actas por año si la cantidad de actas lo justifica.
Procedimientos parlamentarios
El procedimiento parlamentario se ha
definido de varias maneras. Por ejemplo: Reglas formales de conducta que
gobiernan la celebración de reuniones y el trámite de asuntos, generalmente
basadas en las reglas desarrolladas y seguidas por el Parlamento Británico
Podríamos decir entonces que el procedimiento parlamentario es un conjunto de
reglas que permite la discusión ordenada de los asuntos que se tramitan en un
reunión y por ende aceleran los procesos.
Agenda: Secuencia de asuntos que van a discutir
en una reunión
Asamblea: Miembros de una organización o cuerpo
deliberativo que se encuentran presentes en una reunión para tramitar los
asuntos de esa organización. La asamblea es el cuerpo del pueblo que se reúne.
No debe confundirse con reunión que es el evento al cual asisten los
participantes.
Comisión: vea comités
Comités: grupos ( o cuerpos) de trabajo electos o
nombrados por la asamblea para realizar una labor determinada.
Los
comités pueden ser permanentes o temporales. Los comités permanentes aparecen
incluidos en el reglamento del cuerpo mientras que los especiales se nombran
cuando surge la necesidad para realizar una labor o tarea específica o por el
surgimiento de una situación de emergencia
Delegado: Miembro seleccionado o electo para
representar la voluntad de otros miembros en una reunión o convención.
Enmienda:
Moción que cambia el sentido o las palabras de una moción que está
pendiente de aprobación
Exofficio: termino en latín
que significa “ por virtud de su posición “
y que implica que una persona es miembro de un cuerpo debido al cargo
que ocupa.
Junta: Miembros de un cuerpo autorizado a
actuar en nombre de ese cuerpo mientras la reunión del cuerpo se celebra.
Mallete: instrumento de madera en forma de
martillo que usa la presidencia para abrir y cerrar una reunión y para llamar a
la asamblea a orden
Mayoría: Más de la mitad de las personas
autorizados legalmente a votar
Mesa o presidencia:
se refiere a quien preside la reunión, y que se asegura de que las reglas se
siguen. Esta persona se sienta separada y al frente del grupo.
Moción: una propuesta formal oral o escrita para
que la asamblea tome acción sobre algún proyecto, idea o resolución. La moción la presenta un miembro al cuerpo en
una reunión y es la manera de traer un asunto ante la asamblea. Las mociones se
dividen en principales ( las que traen la propuesta de acción ante la asamblea)
y secundaria ( las que se discuten antes que la moción principal).
Parlamentarista: Persona conocedora
de procedimiento parlamentarios que participa en calidad de consejero
Quórum: número mínimo de miembros presentes
según esté establecido en el reglamento de la asamblea para el trámite legal de
los asuntos en una reunión.
Reglamento: Documento que
contiene las reglas básicas de gobierno relacionadas con un cuerpo como
organización
Reunión: evento
oficial en el cual los miembros de un cuerpo se congregan para tramitar asuntos
perteneciente a ese cuerpo por un período durante el cual no hay interrupción,
excepto por un receso. Una reunión puede ser de todo el día, de medio día, o de
una hora. Las reuniones se clasifican
como:
- Ordinaria: son reuniones
que están dispuesta en el reglamento interno del cuerpo para tramitar los
asuntos de la organización. Pueden celebrarse en forma semanal, mensual,
bimensual, trimestral o anual.
- Extraordinarias: se celebran cuando se requiere una acción urgente antes de que el
cuerpo se congregue en reunión ordinaria.
Sesión:
Es una serie de reuniones dedicadas a una sola agenda o propósito
establecido, como en una convención.
Votación: es la expresión formal de la selección
que hacen aquellos miembros con derecho al voto sobre un asunto o persona.
Algunas maneras para votar son:
1. Votación secreta: la más comunes son:
- Electrónica: e l miembro votante
utiliza una computadora o máquina electrónica para emitir su voto
- Por correo: se solicita el voto por
medio de una comunicación escrita a la cual el miembro responde enviando
su voto escrito por correo.
- Por papeleta: se entrega una hoja de
votación a cada miembro y este expresa su opinión llenando la casilla
correspondiente o escribiendo su selección
- Por poder: un miembro votante
autoriza por escrito a otro miembro a que vote en su lugar. Se usa cuando
un miembro va a estar ausente de la reunión.
2. Votación abierta:
se solicitan primero los votos a favor luego los votos en contra y luego los
abstenidos. La s formas más comunes son:
a. Levantando la
mano
b. De pie
c. Consentimiento
general
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