Acta
El acta
resume los acuerdos tomados en una reunión y se prepara con la información que
contiene la minuta. El acta de reuniones formales es compleja y puede ser considerada
un documento legal. Por ejemplo: las
actas de reuniones de una corporación son documentos legales. Como tal deben
ser protegidas contra alteraciones indebidas. Por regla general la custodia del
libro de actas de una corporación la tiene el secretario de la corporación y
se guarda en un lugar seguro y bajo
llave. El acta de reuniones informales puede ser breve y sencilla.
Parte del acta
Las
partes de una acta son el
encabezamiento, el texto, las líneas de cierre que incluyen las firmas, las
iniciales de identificación, la anotación de anexo o apéndice y la fecha.
Encabezamiento
Las
partes básicas del encabezamiento de una acta incluyen lo siguiente:
- Nombre
del organismo
- Fecha,
hora y lugar de la reunión
- Naturaleza
o clase de reunión
- Nombre
de los asistentes y el cargo de los oficiales al lado del nombre.
Si los miembros firman la lista de
asistencia esta se incluye como anexo al acta original que se archiva en el
libro de actas. Sin embargo en un organismo con muchos miembros basta con indicar
el total de personas que se hallan presentes o señalar que había el quórum,
reglamento al comenzar la reunión.
Ver anexo Nº16,
17, 18,
Recomendaciones
para preparar el acta
- Transcribir
el acta una vez terminada la reunión.
- Usar
un tono impersonal, el secretario de actas no puede añadir adjetivos,
opiniones, comentario ni interpretaciones personales a los asuntos
discutidos.
- Preparar
un borrador del acta para la corrección y aprobación del presidente
- Seguir
el formato que la empresa acostumbra utilizar
- Sangrar
las mociones y resoluciones cinco o 10 espacios en ambos márgenes y
escribirlas en espacio sencillo para destacarlas.
- Usar
espacio sencillo al escribir el acta y espacio doble entre párrafo
- Escribir
con letra inicial mayúscula los nombres comunes que forman parte del
nombre propio del cuerpo u organismo que se reúne.
- Identificar
el titulo de algún documento que se mencione en la reunión con el nombre
completo número si lo tuviese, fecha y nombre del comité que lo presenta.
- Verificar
la ortografía de nombres propios en el acta para que los mismos aparezcan
escritos correctamente
- Escribir
las cantidades de dinero en el acta con palabras, seguidas de la cantidad
con cifras entre paréntesis
- Duplicar
la copia final del acta para distribuirla a los miembros.
- Evitar
los documentos distribuidos en la reunión a los miembros que no
asistieron.
- Redactar
la narración o descripción de lo discutido en la reunión en tiempo pasado.
- Escribir
la anotación Aprobada , las
iniciales del secretario de actas y
la fecha debajo de la última línea del acta.
- Anotar
en el calendario del ejecutivo cualquier asunto pendiente o fecha límite
que surja de la reunión.
- Preparar
para el presidente una lista de los asuntos pendientes y que necesitan
atención urgente según se desprende de los asuntos tratados en la reunión.
- Redactar
cualquier documento relacionado con acuerdos tomados en la reunión: por
ejemplo: certificaciones, resoluciones o peticiones a otros cuerpos.
Como hacer
correcciones en el acta.
La
correcciones en el acta se hacer a mano en el original que va a archivarse y
preferiblemente con tinta roja, no se borra la información que aparece en ella
ni se rehace el acta. El procedimiento para hacer correcciones es el siguiente:
- Tachar
con una raya la información que se va a corregir
- Insertar
las correcciones en el acta
- Escribir
en el margen derecho del acta cada vez que se haga una corrección las
iniciales del secretario y la fecha de la reunión en la que se hizo la
corrección.
- Cuando
los cambios son extensos se deben tachar toda la líneas que se corrijan y
mecanografiar las correcciones en otra hoja.
- El
secretario de actas y el presidente deben firmar la (s) hoja (s) de
correcciones.
- El
acta de la reunión en el cual se corrige una acta anterior indicará
solamente que el acta de la reunión anterior fue corregida, sin incluir
cuáles fueron las correcciones.
El libro de
actas
Al
preparar el libro de actas debe considerar lo siguiente:
- Puede
utilizarse un libro con páginas numeradas, el acta se escribe a mano
- Puede
utilizarse papel numerado para actas del que está disponible en el
mercado.
- Se
recomienda que las actas se numeran, espacialmente si se utiliza papel en
blanco.
- Las
actas deben archivarse por año natural o fiscal dependiendo del cuerpo u
organismo al cual pertenecen
- Se
recomienda hacer un libros de actas por año si la cantidad de actas lo
justifica.
Ver anexo Nº19
Procedimientos
parlamentarios
El
procedimiento parlamentario se ha definido de varias maneras. Por ejemplo:
Reglas formales de conducta que gobiernan la celebración de reuniones y el
trámite de asuntos, generalmente basadas en las reglas desarrolladas y seguidas
por el Parlamento Británico
Podríamos
decir entonces que el procedimiento
parlamentario es un conjunto de reglas que permite la discusión ordenada de los
asuntos que se tramitan en un reunión y por ende aceleran los procesos.
Agenda: Secuencia de asuntos que van
a discutir en una reunión
Asamblea: Miembros de una organización
o cuerpo deliberativo que se encuentran presentes en una reunión para tramitar
los asuntos de esa organización. La asamblea es el cuerpo del pueblo que se
reúne. No debe confundirse con reunión que es el evento al cual asisten los
participantes.
Comisión: vea comités
Comités: grupos ( o cuerpos) de
trabajo electos o nombrados por la asamblea para realizar una labor
determinada.
Los comités pueden ser permanentes o
temporales. Los comités permanentes aparecen incluidos en el reglamento del
cuerpo mientras que los especiales se nombran cuando surge la necesidad para
realizar una labor o tarea específica o por el surgimiento de una situación de
emergencia
Delegado: Miembro seleccionado o electo
para representar la voluntad de otros miembros en una reunión o convención.
Enmienda: Moción que cambia el sentido o las palabras
de una moción que está pendiente de aprobación
Exofficio: termino en latín que
significa “ por virtud de su posición “
y que implica que una persona es miembro de un cuerpo debido al cargo
que ocupa.
Junta: Miembros de un cuerpo
autorizado a actuar en nombre de ese cuerpo mientras la reunión del cuerpo se
celebra.
Mallete: instrumento de madera en
forma de martillo que usa la presidencia para abrir y cerrar una reunión y para
llamar a la asamblea a orden
Mayoría: Más de la mitad de las
personas autorizados legalmente a votar
Mesa o
presidencia:
se refiere a quien preside la reunión, y que se asegura de que las reglas se siguen.
Esta persona se sienta separada y al frente del grupo.
Moción: una propuesta formal oral o
escrita para que la asamblea tome acción sobre algún proyecto, idea o
resolución. La moción la presenta un
miembro al cuerpo en una reunión y es la manera de traer un asunto ante la
asamblea. Las mociones se dividen en principales ( las que traen la propuesta
de acción ante la asamblea) y secundaria ( las que se discuten antes que la
moción principal).
Parlamentarista: Persona conocedora de
procedimiento parlamentarios que participa en calidad de consejero
Quórum: número mínimo de miembros
presentes según esté establecido en el reglamento de la asamblea para el
trámite legal de los asuntos en una reunión.
Reglamento: Documento que contiene las
reglas básicas de gobierno relacionadas con un cuerpo como organización
Reunión: evento oficial en el cual los miembros de un
cuerpo se congregan para tramitar asuntos perteneciente a ese cuerpo por un
período durante el cual no hay interrupción, excepto por un receso. Una reunión
puede ser de todo el día, de medio día, o de una hora. Las reuniones se clasifican como:
- Ordinaria: son reuniones que están
dispuesta en el reglamento interno del cuerpo para tramitar los asuntos de
la organización. Pueden celebrarse en forma semanal, mensual, bimensual,
trimestral o anual.
- Extraordinarias: se celebran cuando se
requiere una acción urgente antes de que el cuerpo se congregue en reunión
ordinaria.
Sesión: Es una serie de reuniones dedicadas a una
sola agenda o propósito establecido, como en una convención.
Votación: es la expresión formal de la
selección que hacen aquellos miembros con derecho al voto sobre un asunto o
persona. Algunas maneras para votar son:
1. Votación
secreta: la más comunes son:
- Electrónica:
el miembro votante utiliza una computadora o máquina electrónica para
emitir su voto
- Por
correo: se solicita el voto por medio de una comunicación escrita a la
cual el miembro responde enviando su voto escrito por correo.
- Por
papeleta: se entrega una hoja de votación a cada miembro y este expresa su
opinión llenando la casilla correspondiente o escribiendo su selección
- Por
poder: un miembro votante autoriza por escrito a otro miembro a que vote
en su lugar. Se usa cuando un miembro va a estar ausente de la reunión.
2. Votación
abierta: se
solicitan primero los votos a favor luego los votos en contra y luego los
abstenidos. La s formas más comunes son:
a. Levantando la mano
b. De pie
c. Consentimiento general
Proclama
Definición y
usos
La
proclama es una notificación pública que informa en general sobre algún evento
especial o de interés.
En la
proclama se utiliza un tipo de letra diferente al que se usa en la
correspondencia regular como por ejemplo, la cursiva, que imita la escritura a
mano. La proclama es similar en formato y contenido a la resolución
Por lo
general la proclama se hace en un papel especial de pergamino o en papel con
algún diseño en los bordes para hacer más atractivo y llamativo el documento.
Presentación
tipográfica
Las
partes de la proclama son:
- Membrete
- Título
del documento
- Motivo
o asunto por el cual se emite
- Texto
- Firma
mecanografiada
- Sello
de la entidad que la emite
Ver anexo Nº20
Importancia De
las actas
La información
Desde
los inicios de la civilización la humanidad ha necesitado la información, al
principio para el logro de un objetivo básico su propia supervivencia.
La
información puede también ser trasmitida en forma oral ( en reuniones,
conferencias, vía telefónica) o en forma escrita, a través de cartas, mensajes,
informes.
Importancia de
la información
Ahora es
indispensables que las personas se reúnan para conocer información, de liberar
y tomar decisiones. Por este motivo las reuniones son imprescindibles en todas
las organizaciones e igualmente la labor de la persona que registra lo dicho o
actuado en cada una de las reuniones para que estas resulten realmente
efectivas.
Propósitos de
las reuniones
- Intercambio
de información
- Toma
de decisiones
Existe una diferencia clara entre el
concepto de datos y el de información, se considera como Datos, antecedente necesario para llegar al conocimiento exacto de
una cosa o para deducir las consecuencias legítimas de un hecho. La información,
por otra parte es el conjunto de datos debidamente ordenados, según el objetivo
planteado.
Antecedentes
Los
historiadores han determinado que el mantenimiento de registros y el
procesamiento de datos existen desde tiempos remotos, aproximadamente 3.500
años A.C. Se ha podido comprobar que en Babilonia, por ejemplo los mercaderes
mantenían registros en tablas de arcilla. La tecnología actual permite mantener
y procesar esos registros en medios magnéticos. Discos, cintas.
Es a los
fenicios de una época posterior que se les da el crédito de haber inventado el
alfabeto, aun cuando se cree que fueron los egipcios, quienes representaron los
conceptos inicialmente por medio de figuras de animales grabados en la piedra,
los verdaderos inventores de la escritura y que los fenicios.
La información
en la organización
El flujo
de la información se mantiene constante a través de la gran cantidad de
documentos que se producen en cualquier organización los más frecuentes son de
índole estrictamente comunicativo, tanto a lo interno como a lo externo de
ésta.
La
función principal de la información es la de aumentar el conocimiento del
usuario y reducir el grado de incertidumbre. La información que se proporcione
a quienes deben tomar decisiones debe
ser siempre completa, veraz, eficiente y eficaz.
Las actas
La voz
latina acta ( plural de actum: acto) aparece ya en los escritos de la época del
Imperio Romano. En la antigua Roma se confeccionaba la llamada acta diurna,
crónica cotidiana que mantenía a los romanos l corriente de los principales
acontecimientos públicos y privados de la ciudad. Las actas de las sesiones del
Senado fueron publicados en el año 59
A .C., durante el consulado de Julio César.
La
denominación de las actas depende por una parte del órgano que la genere: acta
del Consejo, acta de Junta Directiva, acta de la
Asamblea , acta de matrimonio, acta de graduación, acta
de calificaciones.
El marco
jurídico que norma los aspectos relativos a las actas se divide en:
- Legislación interna: carta constitutiva de la
organización, reglamento interno, estatutos, códigos, leyes específicas.
- Legislación externa: para el sector público
Clases de actas
Muchas y variadas clasificaciones se
han hecho con respecto a las actas. Algunos autores las clasifican en:
- Actas memorando: se define el acta
memorando como el testimonio de los asuntos tratados en una reunión y sus
respectivos acuerdos, su única función es la de disponer de información
para las personas que estuvieron ausentes.
- Acta simple: el acta simple es
aquella en la que en forma descriptiva se redactan los hechos ocurridos en
la reunión.
- Actas clasificadas: las actas clasificadas
son aquellas que se redactan con
exposición de asuntos, debates y acuerdos.
Las actas pueden ser inscribibles o no
inscribibles. Las primeras son aquellas que una vez protocolizadas por un
notario, se inscriben en alguno de los registros públicos, la mayoría de las
actas no requieren ser inscrita. Desde el punto de vista de su formato, las
actas pueden clasificarse en:
- Actas literales: ( textuales) son
aquellas que se transcriben en su totalidad.
- Actas resumen y acuerdos: tal como su nombre lo
indica son aquellas en que solamente se redacta un pequeño resumen de cada
punto tratado en la sesión y el acuerdo correspondiente.
- Actas mixta: son las más frecuentes en ellas se
anotan las intervenciones de las distintas personas que participan en la
reunión en forma resumida sus intervenciones y propuestas los acuerdos a
que se llega en cada caso y el resultado de cada votación.
Existen también dos casos de actas
direccionales en materia de migración y en el manejo de las relaciones
internacionales. En aquellos asuntos relativos a la seguridad del Estado, las
actas son secretas.
Algunas
organizaciones internacionales han establecidos su propia normativa en relación
con las sesiones de sus miembros, Así por ejemplo en el Reglamento de la Comisión Interamericana
- De
toda sesión se levantará una acta resumida en la que constará el día y la
hora en que la misma se celebró, los nombres de los miembros presentes,
los asuntos tratados, los acuerdos adoptados, los nombres de los que
votaron a favor y en contra de cada
acuerdo y cualquier declaración especialmente hecha por el miembro para
que conste en acta.
- La secretaria distribuirá copias de las
actas resumidas de cada sesión de los miembros de
Otras de las organizaciones que tiene
su propia normativa para la confección de las actas es la Corte Interamericana
De cada audiencia se levantará una acta que
expresará
- el
nombre de los jueces presentes
- El
nombre de las personas mencionadas en los artículos 21 y 22 de este
Reglamento que hubieren estado presentes
- Los
nombres y datos personales de los testigos, peritos y demás personas que
hayan comparecido,
- Las
declaraciones hechas expresamente para constar en acta por los Estados
partes o por
- Las
declaraciones hechas por los testigos
peritos y demás personas que hayan comparecido, así como las
preguntas que se les formulación y las respuesta que a ellas dieren
- El
texto de las preguntas hechas por los jueces y las respuesta que ellas se
dieren
- El
texto de toda decisión de
Clasificación de
las actas
|
Según su
formato
|
Desde el punto
de vista legal
|
Según su
contenido
|
Según su
objetivo
|
|
Memorandos
|
Inscribibles
|
Literales
|
De asamblea
|
|
Simples
|
No inscribibles
|
De resumen y acuerdos
|
De consejo
|
|
Clasificadas
|
|
mixtas
|
De sesión solemne
|
No hay comentarios.:
Publicar un comentario