El/la secretaria/o de actas
Para desempeñarse eficientemente como secretario/a de actas se debe ser una persona alerta, organizada y concentrarse en la discusión para registrar fiel y objetivamente lo que las personas expresan. Las funciones de un/a secretaria/a de actas son muy especializadas, no todo el mundo puede ser un buen secretario de actas, pues para ello se requieren conocimientos especializados en varias áreas del campo secretarial tales como escritura rápida ( taquigrafía), redacción, comunicación, mecanografía, procesamiento de textos, procedimientos de oficina archivo.
En este caso, la persona encargada de tomar la minuta y redactar el acta no tiene participación alguna en la reunión ni puede intervenir en ningún momento a menos que se le haga alguna consulta expresa. Su intervención, en todo caso, no quedará registrada como parte del acta
El/la secretaria/o de actas, además de valores inalterables como ética y lealtad absolutas, debe poseer destrezas muy específicas, tales como:
- saber escuchar
- pensador/a critico/a
- excelente organizador/a
- dominio de algún sistema de escritura rápida
- excelente redacción, ortografía y puntuación
- dominio de técnica mecanográfica (en máquina y computadora)
- conocimiento de procedimientos secretariales
- Técnicas de archivo
Principios básicos del funcionamiento parlamentarios son los siguientes:
- El voto mayoritario prevalece
- Solo puede discutir un tópico a la vez
- Todos los participantes tienen los mismos derechos y obligaciones.
Si el/la secretario/a de actas es también un miembro oficial de la organización debe sentarse a la izquierda de quien preside, y organizar de antemano su área de trabajo.
Una lista básica de materiales indispensables se detalla seguidamente:
- libreta taquigráfica
- bolígrafo ( de dos colores)
- Papel blanco
- Papeles para votación
- Reglamentos básicos de la organización
- Grabadora ( si se utiliza)
La posición inmediata a la derecha de quien preside es la silla que se reserva para invitados especiales. Los invitados deberán ser ubicados en los lugares adecuados de acuerdo con el motivo de su presencia.
Procedimientos Previos
Procedimientos formales previos a la reunión
La elaboración de un acta es el resultado de un proceso complejo que se inicia con la convocatoria y culmina con la aprobación y distribución final del documento y las firmas correspondientes.
Preparación y organización de las reuniones
La planificación y preparación de una junta o reunión de la cual haya que tomar acta, generalmente esta a cargo de un/a secretario/a desde la convocatoria previa hasta la distribución del acta respectiva y la preparación documentos equipo audiovisual, local número de asiento.
Convocatoria y agenda
Convocatoria como su nombre lo indica: es un documento expedido por una persona o personas autorizadas por medio del cual se convoca, se llama o se cita a los miembros de una institución, asociación empresa, para que de acuerdo con su estatuto y reglamento participen en el estudio y resolución de asuntos que deben conocerse y resolverse en las asambleas o juntas de dichos cuerpos o grupos.
La agenda denominada también orden del día es la enumeración de los temas que serán tratados en la reunión.
Generalmente los reglamentos los estatutos y las cartas constitutivas de las diversas organizaciones establecidas tienen su propia normativa para las reuniones juntas y asambleas así como la frecuencia o periodicidad de las reuniones.
En Costa Rica el Artículo 52 de la Ley Generalla Administración Pública
- Todo órgano colegiado se reunirá ordinariamente con la frecuencia y el día que indique la ley o su reglamento a falta de regla expresa deberá reunirse en forma ordinaria en la fecha y con la frecuencia que el propio órgano acuerde.
- Para reunirse en sesión ordinaria no hará falta convocatoria especial.
- Para reunirse en sesión extraordinaria será siempre necesaria una convocatoria por escrito, con una antelación mínima de veinticuatro horas, salvo los casos de urgencia. A la convocatoria se acompañará copia del orden del día salvo casos de urgencia.
- No obstante quedará válidamente constituido un órgano colegiado sin cumplir todos los requisitos referentes a la convocatoria o al orden del día cuando asistan todos sus miembros y así lo acuerden por unanimidad.
Toda convocatoria debe contener datos básicos tales como:
- Expresión de ser convocatoria
- Lugar y fecha en que se expide
- Destinatario ( establecer a quién se convoca, puede ser personal o en forma colectiva)
- Lugar, día y hora de la reunión junta o samblea ( generalmente se indica la hora de inicio no así la de conclusión salvo que el órgano colegiado lo haya acordado previamente
- Disposición reglamentaria en que se funda la convocatoria
- Señalamiento de si establece que habrá una primera y una segunda convocatoria y horario de inicio para cada una
- Orden del día ( agenda)
Con bastante frecuencia la convocatoria se envía con formato d carta, puede utilizarse cualquier estilo de carta ( bloque y semibloque son los estilos más utilizados)
Cuando la normativa de la organización requiere que la convocatoria sea personalizada deberá imprimirse una carta para cada destinatario.
La agenda incluida en la convocatoria se digita con el estilo de enumeración ( un número precede a cada ítem, el número debe ir seguido de un punto)
La convocatoria debe llevar la firma de quien convoca no así la agenda que no requiere firma, pero deberá haber sido autorizada previamente por quien presidirá la reunión y debe ser aprobada por los miembros del cuerpo colegiado antes de iniciar la sesión.
Las diversas organizaciones se rigen por leyes o códigos especiales. Por ejemplo en Costa Rica las sociedades anónimas y en general las organizaciones del sector privado deben observar las normas contenidas en el Código de Comercio en su capítulo sétimo titulado “ de las sociedades anónimas” sección V , artículo 158 (1996,33-35) en el que se establece la obligatoriedad de celebrar asamblea general de socios por lo menos una vez al año y la convocatoria debe publicarse en uno de los diarios de mayor circulación del país con al menos quince días de antelación a la fecha establecida para la reunión o asamblea.
En las instituciones autónomas semiautónomas municipalidades en general en el sector público, se debe observar la normativa establecida en la Ley Generalla Administración Públicala Universidad Nacional
En cuanto a la agenda la persona que preside debe tener cuidado de no variar el orden preestablecido y en caso de que fuera necesario, deberá contar con la aprobación de los presentes mediante una votación.
Aspectos procedimentales y legales en la confección del acta.
Elaboración de un acta
Para la elaborar una acta, debe seguirse un procedimiento basado en la normativa o legislación aplicable a la organización; sin embargo cualquiera que ésta sea, el primer paso es el levantamiento del acta
Levantar acta
Se denomina levantar acta, en el campo legal, extender la relación de los hechos ocurridos, por extensión, se utiliza el término en el campo administrativo y comercial, aunque el concepto no sea el mismo. La Ley Generalla Administración Pública
La confección del acta comienza con la anotación de todos los detalles que deban registrarse de la reunión o junta. El conjunto de anotación que constituyen el documento base para la redacción posterior del acta, se denomina minuta
La minuta
El término minuta ( significa pequeño ), para algunos actores es sinónimo de acta, otros consideran que la minuta es el borrador del acta hay incluso quienes afirman que minuta es sinónimo de agenda y orden del día.
Desde el punto de vista del formato estas minutas pueden llevar un encabezado similar al de las actas formales y el registro de los asistentes puede ser una simple lista de nombres. Se recomienda sin embargo incluir algunos detalles tales como los puestos que ocupa cada uno de ellos dentro de la organización, con el propósito de que se conserve en los archivos quienes fueron las personas que intervienen en determinado asunto.
La minuta es el borrador y el acta el documento ya elaborado.
Toma de actas
Tomar el acta significa anotar todos los detalles de la reunión es importante que la persona encargada de esta labor conozca y aplique un sistema taquigráfico o de escritura abreviada, que le permita registrar todas las incidencias de la reunión. Se recomienda utilizar para ello una libreta taquigráfica ( jamás hojas sueltas que podrían extraviarse o confundirse)
Se recomienda registrar los sustantivos nucleares es decir aquellos que representan un concepto que servirá luego para desarrollar la idea completa.
En tal circunstancia la persona encargada de su trascripción debe contar con el equipo adecuado que le permita escuchar nítidamente la grabación, por lo general se utiliza los dictáfonos que constituyen una herramienta de gran ayuda y con los que pueden trabajar varias personas simultáneamente en el proceso de transcripción
Las siguientes sugerencias pueden ser útiles para cualquier persona independientemente de la experiencia que tenga en la toma de actas.
- Trate de mantenerse alerta cada vez que un nuevo tema se introduce para que pueda registrar el nombre de la persona que toma la palabra
- Haga un esbozo del sitio que ocupa cada miembro durante la reunión.
- Mantenga una copia de la agenda y de todos los materiales que van a ser utilizados para consulta en la reunión .
- Registre textualmente las resoluciones, coerciones, conclusiones y acuerdos.
- Marque con algún signo visible los acuerdos que deban ser ejecutados inmediatamente después de la reunión.
- Anote los puntos de agenda que no fueron conocidos en la sesión
- Lleve los puntos de agenda que no fueron conocidos en la sesión
- Lleve un control permanente de los miembros que salen y entran
- Verifique que en todo momento haya quórum.
Datos básicos para la toma de actas
La primera anotación que debe hacerse para la toma de actas, se refiere a la identificación de la institución, empresa y órgano colegiados deben además consignarse los siguientes datos:
- Lugar y fecha de reunión
- Indicación de si la reunión es ordinaria o extraordinaria solemne, especial
- La lista de miembros presentes y ausentes ( e invitados si los hubiere
- Quien preside la sesión
- Quien actúa como secretario de actas
Miembros presentes y ausentes
Al detallar los nombres de las personas que asisten a la reunión, se debe señalar en cada caso cuál es la representación de cada uno de ellos en la sesión
Es importante también tener presente que los nombres deben citarse con los dos apellidos de las personas para evitar confusiones.
Los miembros del cuerpo colegiado
No solo la persona que preside tiene deberes y obligaciones, también las personas que asisten a una junta o reunión tienen un importante papel que desempeñar y son tan responsables como el/la presidente y el/la secretario/a de actas en el logro de los objetivos de la reunión.
Los miembros de un cuerpo colegiado deben cumplir al menos con los siguientes obligaciones:
- llegar a tiempo
- haber leído con antelación de informes o agendas y llevarlos a la reunión
- ller las actas anteriores, asegurarse que contienen información exacta y veraz acerca de las actividades en ellas consignadas
- concentrarse en la reunión
- escuchar cuidadosamente a todos los participantes
- hacer preguntas si algún punto no está claro
- participar en las discusiones sin excederse en el uso de la palabra
- informar con antelación si debe retirarse
- externar sus opiniones
- votar las propuestas
- abstenerse de hacer comentarios ajenos al tema en discusión
- no dedicarse a otras labores durante la reunión
El quórum constitución de la sesión
Es responsabilidad del/lde la secretaria/o de actas verificar si se cuenta con el número de miembros necesarios para iniciar la reunión.
La voz latina quórum tiene dos acepciones:
- número de individuos necesario para que un cuerpo deliberante tome ciertos acuerdos
- proporción de votos favorables para que haya acuerdo
Tipos de quórum
- estructural: es el número de componentes necesarios para que el colegio como tal pueda adoptar resoluciones, los constituyen los miembros, y son ellos los únicos con derecho a voz y voto.
- Funcional: Es la mayoría necesaria para que los acuerdos sean válidos.
Para efectos de cómputo en la verificación del quórum funcional debe prescindir de fracciones, salvo disposición legal expresa al respecto, así los miembros presentes son 11, la mayoría absoluta.
Falta de quórum
Cuando el número de miembros que se presenta no alcanza el quórum requerido, deberá extenderse una acta en la que quedará constancia de las personas presente, y las anotación de que la reunión no se llevó a cabo por falta de quórum
Intervenciones y mociones
A veces las actas solamente registran los acuerdos tomados sin embargo, si alguno de los miembros solicita expresamente que sus palabras consten en el acta deberá hacerse una trascripción completa de su intervención
Mociones
Se denomina moción a la propuesta que haga algún miembro asistente a la reunión y que desea que se someta a votación. Una moción es la proposición que se hace o sugiere en una junta que debiera. Todas las mociones deben registrarse exactamente como se presentaron. Es necesario indicar el nombre de la persona que presenta una moción
Tipos de mociones
- Mociones principales: deben ser presentadas secundadas y sometidas a votación
- Mociones subsidiarias: son aquellas que hacen objeción o reparo a la consideración del asunto
- Mociones incidentales: son aquellas que reclaman cuestiones de orden lectura de documentos
- Mociones de privilegio: son aquellos que se presentan para levantar una sesión
- Mociones de reconsideración: son aquellas que tienen por finalidad rescindir o revocar una moción
La moción principal, por regla general debe ser secundada para ser puesta a discusión y sometida a votación.
La clasificación más simple y funcional es la que identifica las mociones como:
- La moción de orden: las mociones de orden se refieren a propuestas en relación con el procedimiento seguido durante la reunión, puede presentarse en cualquier momento de la discusión o durante la votación
- La moción de forma: son aquellas que pretenden corregir el estilo de un texto haya sido este aprobado o no
- Las mociones de fondo: como su nombre lo indica son aquellas que se refieren al fondo del asunto de que se trata..
Que se debe registrar en un acta
Registre
- Persona que interviene
- Todos los pros y los contra
- Información nueva
- Todas la mociones
- Resultado de las mociones
- Votaciones
- Resoluciones sobre acciones por tomar
No registre
- experiencias de los participantes
- información redundante
- comentarios personales
- divagaciones sobre temas ajenos al tema en discusión
Cuando se cintan los nombres de personas se debe ser consistente con el tratamiento que se les de no se debe mencionar a alguien como al señor Arujo, por ejemplo y a otro participante por su nombre de pila ni mucho menos si se le identifica con un diminutivo, pues aunque no sea intencional podría interpretarse esa falta de consistencia como una muestra de preferencia o de irrespeto hacia determinada persona.
Nunca se debe utilizar la minuta para comentar o criticar algo que fue dicho o hecho en la reunión
Votaciones
Constituyen quizás la parte más importante de las reuniones, puesto que reflejan la voluntad de los participantes ( miembros del cuerpo colegiado) en la toma de decisiones.
Ningún miembro puede ausentarse durante la votación. La votación puede definirse por mayoría absoluta ( la mitad más uno de los miembros presentes) por mayoría relativa ( mayor número de votos obtenidos, sea cual fuere su relación con el número de componentes) o por mayoría calificada ( dos tercio o tres cuartos del quórum) según haya sido reglamentado.
Votaciones públicas y secretas
La mayoría de las votaciones son públicas. El presidente solicitará en cada caso en que una moción deba ser votada la manifestación expresa por parte de los miembros presentes de apoyarla o rechazarla. Esta expresión podrá ser de manera verbal o simplemente levantando la mano.
Las votaciones pueden también ser secretas. El voto secreto por regla general, se utiliza en casos calificados cuando se trata de tomar resoluciones respecto a personas determinadas.
Redacción y presentación de las actas
Redacción y elaboración del acta
Se recomienda a la persona que deberá elaborar el acta, tratar de escribir un borrador tan pronto como le sea posible después de concluida la reunión cuando todavía están frescos en su memoria todos los eventos ocurridos, una buena minuta le permitirá redactar el acta sin mayores tropiezos.
La redacción del acta debe hacerse en un lenguaje claro ágil directo y conciso, no debe presentar mayor dificultad pues su carácter es informativo e impersonal y basta con expresar las ideas expuestas en forma concreta y realista pero ordenadamente.
Al redactar el acta jamás se debe comentar o criticar algo que fue dicho o hecho en la reunión. Se deben evitar todo tipo de comentarios personales juicios adjetivos o adverbios que sugieran defectos o cualidades. Por ejemplo sería inapropiado consignar en el acta algo como: el distinguido representante de.. Presenta un excelente informe acerca de..
Las actas deben redactarse en presente de indicativo excepto el encabezado y el párrafo de cierre que se redactan en pasado. Hay varios estilos aplicables a cualquier tipo de redacción y por tanto a las actas: directo, indirecto y mixto. El estilo directo es auqel que retoma textualmente lo que es el utilizado en la mayoría de las actas es el que retoma lo que alguien dice pero con redacción propia de quien elabora el acta.
Para efectos de transcripción el estilo directo se utiliza para las citas textuales expresamente solicitadas por los miembros del órgano colegiado.
En la redacción del acta se debe emplear el lenguaje propio de este tipo de documentos
Es conveniente conocer y utilizar correctamente los verbos más comunes y adecuados en la redacción de actas así como los respectivos sinónimos. A continuación se presenta una lista de los verbos que con más frecuencia se utilizan en la redacción de actas.
Aclara
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Explica
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Acota
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Expone
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Afirma
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Aprueba
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Interviene
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Agrega
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Invita
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Añade
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Asevera
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Menciona
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Confirma
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Presenta
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Comunica
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Defiende
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recuerda
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Detalla
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Responde
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Dice
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informa
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manifiesta
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Pronuncia
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trata
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Ejemplos
La señora Decana informa acerca de las gestiones realizadas…
Agrega que habrá otra reunión..
El señor presidente recuerda que la fecha límite para la entrega
Aclara que esta solicitud es únicamente…
El Ingeniero Ruíz manifiesta su disconformidad con los acuerdos tomados…
Añade que se debería haber comunicado con tiempo..
La señorita representante de.. Interviene para consultar sobre…
Defiende el punto de vista de…
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Técnicas secretariales
Una vez concluida la redacción se debe mecanografiar un borrador que deberá someterse a revisión de la persona responsable (presidente o Secretario) quien hará las observaciones y correcciones que juzgue conveniente.
Las correcciones significa cambios en la redacción o en la minuciosidad con que el relaten por escrito los hechos jamás podrá cambiarse el fondo del asunto, ni agregar, eliminar o intencionalmente falsear la información de lo sucedido. El acta no puede ni debe contaminarse con criterios u opiniones de quien la elabora.
Desde el punto de vista mecanográfico hay diferentes formas de presentar un acta.
El encabezado
Se denomina encabezado el párrafo inicial de un acta, en la cual se consignan los datos básicos. El lugar y la fecha de la reunión, las personas asistentes, los puntos principales de la deliberación, la forma y resultado de la votación y el contenido de los acuerdos.
Con el propósito de destacar la información que contiene el encabezado se recomienda digitarlo centrado en mayúscula total y a espacio sencillo, tal como se ilustra en el siguiente ejemplo:
ACTA NÚMERO DIEZ GUIÓN NOVENTA Y OCHO, DE
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Deben seguir una numeración corrida, que facilitará su identificación posterior. El tipo de numeración lo define la institución u organización.
Debe tenerse claro que lo que se numera es el acta, no la sesión.
Miembros presentes y ausentes
Las actas que se levantan como requisito de procedimientos legales, tales como audiencias, comparecencias. Deben mecanografiarse a espacio sencillo, en estilo bloque extremo, es decir, no se utilizan sangrías tabulaciones, ni ninguna técnica que signifique dejar espacios en blanco.
En aquellos casos en que no se lleva libro de actas, el formato puede mantenerse igual que el anterior, o si se prefiere, la lista de los miembros presentes y ausentes podrá digitarse tabulada, en dos columnas, pero siempre a espacio sencillo. Ver anexo a.
Algunas veces se preferirá establecer un orden jerárquico de acuerdo con la estructura organizacional de la empresa o institución, en otras, se elabora la lista en orden estrictamente alfabético. Ver anexo b.
En la lista de miembros presentes, aparecerán los nombres de los asistentes, aun si alguna de ellas se integró a la reunión después de que se hubiera iniciado, debe registrar su asistencia y en el cuerpo del acta la hora en que ingreso. Siempre se debe consignar el nombre de la persona que preside la reunión, y el nombre de quien actúa como secretario/a de actas. Seguidamente se incluirá la agenda u orden del día con lo cual quedará constancia en el acta de los asuntos que fueron conocidos en la sesión.
También se debe variar la agenda para efectos de la elaboración del documento en borrador, cuando por alguna razón se haya variado el orden de los puntos que fueron tratados durante la reunión, debe redactarse un párrafo para explicar la razón del cambio del orden de los temas y consignar la votación correspondiente que autorizó el cambio.
Los temas que no fueron tratados y aparecen en la agenda de la convocatoria, deben anotarse ene. Acta misma se consigne posteriormente que no fueron discutidos o que fueron propuestos para una futura sesión
Cuerpo del documento formato
El encabezamiento, la lista de miembros presentes y ausentes y si hubiere espacio, la orden del día, deben aparecer siempre en la primera página del documento. La segunda página así como las páginas subsiguientes, deben llevar un encabezamiento similar al que se utiliza para la carta de dos o más paginas es decir, conservan las mismas características de otros documentos..
El formato del acta puede variar de una institución a otra aunque no es frecuente en algunas actas se utiliza el formato denominado estilo periodístico, o sea, en columnas. Ver anexo c.
Aun cuando el acta se debe elaborar, desde el punto de vista mecanográfico, con las características del informe, los márgenes se fijarán de acuerdo con los criterios establecidos en cada oficina para su conservación.
Se recomienda, como norma general, definir el espacio de una pulgada en los márgenes superior, inferior y derecho y una pulgada y media en el margen izquierdo.
Con el propósito de evitar errores o confusiones es recomendable que la TOTALIDAD de las actas se digite con letras de no ser así al menos los números y fechas deberán escribirse siempre con letras, para evitar la posibilidad de alteraciones posteriores. Es conveniente utilizar letras en vez de número.
El cuerpo del documento es decir el acta misma, deberá estructurarse en artículos, cada tema o punto de agenda corresponde a un artículo, que debe llevar un título, excepción hecha de actas muy específicas como las de las Cortes de Justicia o Juzgados, cuyas actas no están divididas en artículos pues se trata de un único caso en debate. El número correspondiente y el título respectivo, se pueden utilizar números arábigos, romanos o escribir la numeración con letras, Se recomienda destacarlo con mayúscula total o con minúscula y subrayado seguido de un punto.
Mociones
Desde el punto de vista mecanográfico, las mociones deben destacarse del resto del texto sobre todo si se trata de mociones principales, sobre cuyo contenido haya necesidad de tomar acuerdos.
Acuerdos
Los acuerdos o resoluciones deben redactarse de una manera precisa y clara. Se recomienda digitarlos a espacio sencillo con mayúscula total y destacados con sangría de cinco espacios en ambos márgenes y con negrita. Cuando el caso lo amerite deberán aparecer los considerandos es decir los criterios externados antes de la toma de un acuerdo y que en cierta forma justifican la decisión tomada.
Las palabras considerandos y acuerdos deberán destacarse en el texto con mayúscula total y al inicio del párrafo al margen izquierdo.
Acuerdo firme
El acuerdo firme significa que aquel hecho fue tomado con la voluntad de su cumplimiento por parte de los presentes y lógicamente releva de toda responsabilidad a los no presentes, el acuerdo firme no puede ser modificado.
Los acuerdos pueden identificarse con números romanos o con números ordinales, al igual que los considerandos
En la redacción de los acuerdos deben quedar constancia también de las autorizaciones que se otorguen al Presidente para la protocolización o publicación de los respectivos acuerdos si fuera del caso.
La expresión de acuerdo firme puede incluirse como un punto más del acuerdo mismo con su correspondiente enumeración o puede señalarse al pie como texto independiente.
Párrafo de conclusión
Para concluir el documento ( acta) deberá redactarse un párrafo muy sencillo, en el que se indique la hora en que termino la reunión. Ejemplo:
A las catorce horas con treinta y cinco minutos finalizó la sesión.
Se levantó la sesión a las dieciséis horas y doce minutos
Cuando deba levantarse la sesión por falta de quórum deberá además de consignarse los nombres de los miembros que se ausentaron, dejar constancia de la razón por la cual se suspende la sesión.
Ejemplo:
Por haberse roto el quórum, a las dieciséis horas y doce minutos se suspende la sesión.
Edición
Con base en la minuta, se redacta el acta completa con los respectivos acuerdos en cada uno de los artículos, si los hubiere, una vez mecanografiada deberá revisarse y editarse.
El proceso de edición consiste en corregir errores mejorar la redacción ( sin cambiar el sentido o significado de las ocasiones) añadir información que se considere relevante. Este proceso es únicamente para mejorar la claridad concisión y presentación del acta.
La edición y revisión del acta la realza generalmente el presidente o el secretario de la junta o asamblea.
Procedimientos finales
Versión final del documento
Una vez redactada, editada, corregida y revisada el acta, se debe proceder a la última etapa de su elaboración. Se digita entonces la versión final del documento que será sometida a la aprobación del órgano colegiado.
Transcripción de acuerdos
Se denomina transcribir un acuerdo a la acción de hacerle llegar, por escrito las decisiones del órgano colegiado a las instancias o a la persona involucradas.
La transcripción de acuerdos puede tener el formato de carta personal o colectiva en caso de que vaya dirigida a un numeroso grupo de personas. Debe tenerse en cuenta el formato de una carta circular y no utilizar el formato de memorando. La transcripción de acuerdos constituye tipológicamente, un documento diferenciado. Por esta razón se recomienda que cada acuerdo que se transcriba lleve impresa como encabezado, centrada destacada con negrita y con mayúscula total, la leyenda :TRANSCRIPCIÓN DE ACUERDO.
La comunicación de los acuerdos deben hacerse en forma clara y concisa con las indicación impresa de que se trata de una transcripción, formato de carta, estilo bloque. Es indispensable hacer mención de la fecha de la sesión y de los números de acta y acuerdo y si fuera del caso los considerandos que condujeron al acuerdo mismo.
Control de acuerdos
Con el propósito de dar seguimiento a los acuerdos tomados se recomienda mantener un registro denominado control de acuerdos, en el que deben anotarse todos los datos relativos a los acuerdos una vez que han sido comunicados para verificar su ejecución.
Este procedimiento permite visualizar constantemente cuáles asuntos han quedado pendientes para próximas reuniones. El control de acuerdos deben mantenerse SIEMPRE actualizado.
Distribución del acta
Una vez que el acta ha sido corregida y editada se prepara el documento en limpio es decir, la versión final del acta de la cual deberán imprimirse tantas copias como participantes haya en el órgano colegiado. Estas copias deben enviarse a cada uno de los miembros con suficientes tiempo antes de la siguiente sesión.
Libro de actas
Se denomina Libro de Actas, aquel en que se transcriben textualmente las actas, una vez aprobadas. También constituye un libro de actas, el conjunto de éstas correspondiente a un período determinado que se encuadernan o empastan para su conservación. El libro de actas consta de un determinado número de hojas ( los hay de diversos tamaños), foliadas y selladas, con la transcripción completa de cada acta, hace unos años se debían registrar en forma manuscrita tal como se muestra a continuación.
Actualmente dadas las facilidades que ofrece la tecnología los libros de actas se pueden llevar en hojas sueltas o en papel continuo foliadas. En algunas instituciones se cuenta con máquinas especiales para mecanografiar actas en libros.
La custodia del libro de actas está a cargo del Secretario ( el miembro que funge como secretario del órgano colegiado no del secretario de actas) deben ser firmadas por el Presidente y el Secretario .
Las Actas no pueden contener borrones no tachaduras. En los casos en que se detecten errores en el acta, ya transcrita en el libro deberán corregirse por notas es decir escribir una nota al final del acta antes de las firmas, en la que se indicará cual debe se la lectura definitiva en un caso específico. Deberá consignarse exactamente el número de folio ( página) y la línea ( renglón) que se corrige. En estos casos al margen correspondiente se harán la anotación v/n que significa ver nota.
Existen también las llamadas notas marginales: son aquellas que contienen información que faltó en el documento original y que no puede incluirse al final porque el acta ya fue firmada. Se escribe entonces la nota completa al margen del libro y deberá ser firmada por las mismas personas firmantes del acta.
Las líneas o renglones que no se hayan utilizado deberán rayarse de manera que no sea posible en ellas posteriormente para evitar posibles modificaciones agregados o alteraciones o en su defecto escribir en ellas la leyenda: no corre.
En todo los casos cada libro, deberá contener un acta de cierre, en la que se detallarán los aspectos fundamentales de su contenido: número de actas, período al que corresponde, folios dañados o manchados.
Aprobación
Para que los acuerdos tomados tengan validez y puedan ser ejecutados es indispensable que el acta esté aprobada, salvo los casos mencionados anteriormente, en que los acuerdos hayan sido declarados firmes. La aprobación de un acta debe hacerse en la sesión siguiente y requiere de mayoría simple, salvo normativa expresa.. Una vez incluidas la modificaciones que fueren necesarias, el presidente y el secretario firmarán el acta.
Anulación de un acta
Las actas pueden considerarse ilegales cuando se consigne en ellas información que no sea veraz o que no refleje la realidad de lo que ocurrió en la reunión. También las actas pueden anularse por diversas causas, la más frecuente ocurre cuando de hecho se anula la reunión o junta por defectos en la convocatoria o por errores en el cómputo y verificación del quórum. Podrían también anularse un acta porque contenga información falseada o por presentarse con borrones o tachaduras.
Resumen
Consideraciones finales
Las actas de una organización constituyen documentos con transcendencia legal y representa la relación escrita de los hechos y las decisiones más relevantes registran por lo tanto la historia de la organización misma y son un testimonio vivo de hechos pasados que en alguna medida incidieron en su desarrollo.
El/la secretario/a de actas debe poseer conocimientos específicos para desempeñar eficientemente las labores propias de tan delicado puesto. Las etapas que conlleva la elaboración de un acta, requieren de conocimientos propios de diversa índole.
El siguiente esquema refleja para cada una de las fases del proceso los conocimientos y destrezas que debe poseer la persona encargada de la confección de actas.
CONOCIMIENTOS, DESTREZAS Y HABILIDADES NECESARIOS PARA
De oficinas, técnicas secretariales,
Redacción general
Elaboración del acta Toma de notas ( taquigrafía) técnicas
Manejo de documentos legislación.
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Además, también el conocimiento de principios básicos de los procedimientos parlamentarios, así como del marco jurídico de la organización.
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